Tout est question d’organisation ! Une organisation irréprochable mènera la gestion de votre projet vers le succès. Elle doit être mise en place lors des premières phases. Sans jalons, vous naviguerez à vue !
N’hésitez surtout pas à investir du temps dans l’organisation préalable de vos travaux. Mettre en place une feuille de route claire et détaillée facilitera la gestion de votre projet.
Ainsi, vous pourrez bénéficier de nombreux avantages :
- Un gain en compétitivité
- Un développement de votre capacité d’innovation
- Une réduction des coûts ou une augmentation des marges
- Une diversification des activités…
Si le livrable symbolise la vision, les jalons symbolisent le chemin choisi pour y arriver, et par où on compte passer pour y arriver.
Techniquement, la définition des jalons dans sa forme la plus simple, est un exercice de décomposition de tâches. En pratique, rentreront en jeux une bonne partie des éléments suivants :
- L’image qu’on veut donner au client : Veut-on mettre l’accent sur la qualité supérieure du livrable final, ou plutôt sur la capacité à montrer un résultat concret très tôt dans le projet ?
- Les exigences du client : Il arrive parfois que le client précise ses propres jalons de façon contractuelle. Vous devez dans ce cas-là traiter chaque jalon comme un sous-projet et faire les mêmes raisonnements et analyses que vous auriez faites pour le projet tout entier.
- La psychologie du chef de projet : Des managers de ‘profil risque’ différents liront la ‘carte’ du projet de manière différente, choisiront des ‘chemins’ différents pour arriver au résultat et, par conséquent, définiront des jalons différents dans le temps et des livrables intermédiaires suivant une logique différente.
- Les goulots d’étranglement : Si tout est décomposable, tout n’est pas parallélisable. Les tâches non-parallélisables s’imposent comme des jalons naturels.
- La gestion des risques : La partie la plus risquée doit idéalement avoir son propre jalon ainsi qu’au moins la deuxième la plus risquée. Les ressources du projet seront ainsi affectées pour garantir la réussite ‘minimale’ face à l’imprévu.
Réussir le management de son projet en 8 étapes incontournables – Pensez à capitaliser chaque étape
Par ailleurs, pensez à capitaliser chaque étape !
A la fin de chaque étape de la gestion d’un projet, l’élaboration d’un bilan vous aidera à repérer les bonnes pratiques, pouvant et devant être reproduites. Vous pourrez également tirer des leçons des erreurs commises.
La démarche et les bonnes pratiques à retenir sont à reprendre dans les prochaines étapes du projet. Votre objectif étant de prévenir ou d’anticiper les risques.
3. Les compétences du chef de projet
Comment suivre la production et la réalisation du projet si l’on n’a pas soi-même une vision assez claire ? Pour bien gérer votre projet, vous devez avoir l’expertise nécessaire pour superviser toutes les tâches.
Il est essentiel qu’un chef de projet dispose de certaines compétences de base (en particulier, la maîtrise des principaux outils d’analyse fonctionnelle et de mesure des coûts et délais) ainsi que certaines qualités personnelles.
Le responsable sera plus efficace dans la gestion de votre projet s’il est un bon organisateur et s’il développe des compétences sociales (compréhension, diplomatie, leadership). Bien souvent, cette fonction nécessite une capacité à intégrer des personnes de manières transverse et à mener à bien des projets avec des équipes dont on n’est pas le supérieur hiérarchique.
Étant le garant du projet, le manager d’équipe doit avoir les compétences indispensables pour pouvoir intervenir à toutes les étapes. Il doit également pouvoir répondre aux interrogations des différentes personnes.
En tant que directeur de projet, vous devez être capable de rendre plus simple le processus un peu complexe de la gestion de projet.
4. Construisez la bonne équipe
8 clés incontournables pour bien gérer un projet – Construisez la bonne équipe
Portée et jalons étant précisés, c’est à ce stade que l’équipe définit le succès. Le principe est d’extraire le maximum de valeur de chaque membre de l’équipe et la mettre au service des tâches du projet, de ses échéances et de ses livrables.
Le manager de l’équipe doit s’élever au rang de leader et mobiliser ses membres autour de la vision et des jalons.
Voici quelques conseils :
- Formulez une vision claire : Pas dans un document officiel cette fois (Cf. Clé #1) mais dans l’esprit de chaque membre de l’équipe. La vision doit être rappelée souvent, de préférence à chaque réunion régulière de suivi.
- Donnez le sentiment d’importance à chaque membre : D’abord en mettant l’accent sur l’importance du projet lui-même pour le client final et pour l’entreprise. Motivez chaque membre par le capital-importance.
Si le projet est visible au sommet de la hiérarchie, n’hésitez pas à le dire et le rappeler. De même si le projet permet à l’entreprise de générer de gros flux financiers, la replace stratégiquement par rapport à ses concurrents ou porte sur un changement fondamental dans ses processus business. - Encouragez et donnez du crédit à ceux qui le méritent : Encouragement et crédit sont le carburant de la motivation ; il ne faut pas être avare là-dessus. Le meilleur encouragement doit être sincère, proportionnel à la difficulté et inversement proportionnel à la compétence.
5. Clarifiez les rôles et les responsabilités
Dans la mesure du possible, il faut se servir des décompositions fonctionnelles du projet pour clarifier à chaque membre de l’équipe ainsi qu’aux responsables intermédiaires leur rôle, leur responsabilité et l’étendue de leurs tâches.
La responsabilité de chaque membre ou responsable envers chaque jalon/échéance/livrable intermédiaire doit d’abord être claire dans l’esprit du manager de projet et puis être communiqué de façon claire aux participants.
Les rôles qui se chevauchent peuvent coûter le double et créent des conflits personnels entre les membres.
Si par exemple deux membres d’une équipe répondent au même e-mail dirigé à une liste ; même si cette réponse n’aura coûté que quelques minutes, le bilan est au minimum :
- Quelques minutes du deuxième membre de l’équipe
- L’embarras des deux membres
- Conflit potentiel entre les deux membres (réponses contradictoires et comparaison entre les réponses)
- Mauvaise image de l’équipe à l’extérieur (manque d’organisation)
- Dispersion de la discussion par le lancement potentiel de deux fils de discussion parallèles.
Le premier élément représente un coût réel (le temps c’est de l’argent). Il est exacerbé quand il faut faire de la ‘recherche’ pour répondre à ce même mail et l’on peut arriver à une journée perdue !
C’est au Manager de projet d’éliminer de telles ambiguïtés au début et au fil du projet.
6. Suivez la progression de près
8 clés incontournables pour bien gérer un projet – Suivez la progression de près
Une fois le projet budgété, organisé et planifié, le projet démarre.
La gestion du projet va permettre de comparer le réalisé avec le prévisionnel, éventuellement de réviser les plannings et les charges :
- Faire le point sur l’avancement du projet
- Vérifier les documents attestant des résultats obtenus
- Mettre en commun les informations
- Donner une vision semblable du projet et de ses objectifs au sein de l’équipe
- Soutenir une coopération efficace entre les membres de l’équipe
- Mobiliser et motiver chaque acteur pour la suite du projet.
Le suivi efficace de la progression d’un projet est l’une des clés de sa réussite. Vous pouvez organiser un point de communication chaque lundi, par exemple, avec une fiche de synthèse qui permettra d’avoir un point de référence pour démarrer la nouvelle semaine.
Ainsi, vous aurez la possibilité de faire le point sur les tâches réalisées la semaine passée et de planifier ce qui devrait être réalisé la semaine à venir. Vous aurez la possibilité de faire un bilan avec un briefing en tableau.
Ce suivi hebdomadaire de la progression de votre projet permet également :
- D’impliquer encore plus votre équipe
- De partager les résultats de la semaine
- De prendre en compte les avis de chacun
- De discuter des problèmes éventuels
- De prendre en compte les bonnes idées
7. Maîtrisez votre communication
La communication est un élément très important dans la gestion d’entreprise, et surtout de la réussite d’un projet. Elle représente la base de toutes les étapes du projet.
Un chef de projet doit maîtriser ce volet pour expliquer les objectifs de son idée à ses équipes. Il doit également savoir les convaincre des enjeux et de l’importance de la réussite de ce projet.
Pour un résultat optimal, chaque personne doit comprendre et assimiler sa mission et ce qu’on lui demande d’accomplir. Grâce à une communication simple, synthétique et régulière, vous pouvez donner du sens à votre projet auprès de vos collaborateurs.
Pour expliquer à vos équipes les détails de la réalisation de votre projet, vous devez leur faire comprendre :
- Votre vision à court terme et à long terme
- Vos objectifs
- Votre responsabilité et le niveau d’implication de chacun
- Leur périmètre d’action
Ayez un processus clair de communication dans la gestion de votre projet : la communication telle qu’on l’entend dans le contexte du management de projet réussi, porte sur la circulation (et la non-circulation) de toute information (ou absence d’information) pertinente à la réalisation de l’objectif ultime du projet et/ou de ses jalons intermédiaires.
Idéalement, toute communication doit être intentionnelle, destinée à servir un but qui avance les choses et contribue à la progression du travail de l’équipe. Ci-dessous les principaux types de communication utile :
- Communication écrite : Constituée du document fondateur du projet (Cf. Clé #1), du document des jalons et livrables, de tous les autres documents ‘techniques’ ainsi que des e-mails.
Le manager doit se servir des mails pour gérer les flux d’informations et des directives, absorber les conflits, clarifier, encourager et féliciter pour ne citer que quelques exemples. - Communication verbale : Principalement les réunions de suivi qui doivent être courtes et d’une fréquence non-exagérée, la communication entre le manager et chaque membre de son équipe et la communication avec la hiérarchie pour rassurer ou soulever des points de blocage.
- Systèmes de gestion des tâches : Importants pour la productivité d’une équipe, ils ont l’avantage d’être visuels et de condenser ainsi l’information, réduisant les coûts de surinformation et de dispersion d’information.
- Systèmes de gestion des documents : Le plus simple, un répertoire racine du projet sur un serveur partagé. L’idéal, un outil professionnel de gestion des documents (comme Dokmee ou Zoho Docs).
8. L’imprévu – Soyez stratège, prévoyez l’imprévisible
À la longue, tout management réussi intègre nécessairement une forte mentalité de gestion des imprévus (en anglais, Contingency Management). C’est votre garantie-succès minimal !
C’est grâce à vos méthodes, tactiques et stratégies de gestion des imprévus, que vous garantirez qu’il n’y aura jamais de ‘fiasco’, que les scénarios catastrophe sont bien pris en comptes, et que vous avez beaucoup de marge de manœuvre face aux situations imprévues.
Ayez un plan pour au moins les scénarios classiques suivants :
- Absence / départ de personnel : Prévoyez un plan de remplacement efficace, ou la possibilité de fonctionner à régime réduit en donnant plus ou moins le même résultat. Remaniez les priorités, les jalons et les affectations de tâches.
Soyez stratège et sécurisez les parties critiques tôt dans le projet. - Réduction de budget : Décomposez vos tâches et jalons de façon à finir quand même avec un lot partiel tangible et livrable. N’adoptez pas une approche trop optimiste du tout-ou-rien dans la décomposition.
Les méthodologies de livraison incrémentielle ont pour but, entre autres, de protéger contre ce genre de scénario.
En guise d’analyse d’imprévus, posez-vous les questions suivantes avant le démarrage de la gestion du projet :
- Quelle est la partie la plus complexe du projet ?
- Quelle est la partie la moins divisible du projet ?
- Quelle est la partie la moins parallélisable du projet ?
- Y-a-t-il un point individuel de défaillance ? Puis-je l’éliminer ? Le sécuriser ? Lui affecter plus de ressources ?
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