Vous vous retrouvez souvent à courir dans tous les sens pour essayer de faire tout ce que vous avez à faire ? Vous vous surpassez pour faire avancer les choses et vous sentez que vous êtes toujours en retard?
Peut-être que vous avez simplement l’impression que vous pourriez faire plus de choses en un jour, mais que la journée n’a pas assez d’heures.
SBA Compta, votre cabinet comptable en ligne, vous donne toutes les astuces pour gagner du temps et augmenter votre productivité de manière significative.
Dirigeants de TPE, vous trouverez ci-dessous 14 astuces pour gagner du temps, qui vous permettront d’économiser des secondes, des minutes et des heures afin que vous puissiez passer plus de temps à servir votre client et à développer votre business.
1. Passez au cloud computing
Le cloud computing, ou même quelque chose d’aussi simple que l’utilisation de logiciels gratuits de Google, peut vous faire gagner énormément de temps, car toutes les données dont vous avez besoin sont stockées sur le web, facile à partager avec vos collaborateurs et disponibles à tout instant.
Passer au cloud signifie que vous ne devrez plus jongler entre les périphériques, transporter des unités de stockage avec vous ou risquer de ne pas pouvoir accéder à des documents critiques, lorsque vous en aurez besoin.
2. Sous-traitez les tâches non essentielles
Pour gagner du temps, faites ce que vous faites de mieux et laissez quelqu’un d’autre faire le reste.
Si vous êtes vraiment bon pour la génération de prospects, mais que la comptabilité n’est pas vraiment votre point fort, sous-traitez cette tâche.
Vous pouvez trouver des fournisseurs de services locaux, ou vous pouvez consulter en ligne des professionnels ayant les compétences dont vous avez besoin.
Concentrez-vous sur votre cœur de métier !
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Vous ne vous dispersez plus !
Cela vaut pour beaucoup de tâches quotidiennes qui consomment énormément de temps. De la rédaction d’un communiqué de presse au recueil de données de votre marché, si quelqu’un d’autre peut le faire plus rapidement, mieux ou moins cher que vous, pourquoi ne pas le laisser faire ?
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3. Mettez à jour vos logiciels
Les logiciels dépassés vous tirent vers le bas. De la planification de tâches à la comptabilité, il existe des dizaines d’options peu coûteuses (ou même libres) facilement disponibles grâce au foisonnement de développeurs d’applications web et mobiles.
Beaucoup de ces solutions sont conçues sur mesure pour s’intégrer à d’autres programmes que vous utilisez peut être déjà et offrent un large éventail d’utilisations qui n’étaient pas présentes il y a 5 ou 10 ans.
4. Créez des postes de travail centrés sur les tâches
Du travail de bureau au service à la clientèle, si vous avez tout ce dont vous avez besoin pour faire tout le travail en un seul endroit, vous allez gagner du temps et effectuer ce travail plus rapidement que si vous deviez tout arrêter et vous déplacer.
5. Organisez-vous au maximum
De même, si vous maintenez tout en ordre, rangé là où il est supposé l’être, vous aurez beaucoup plus de temps pour faire avancer les choses.
C’est valable pour tout.
Créez un système d’organisation qui fonctionne et respectez-le pour gagner du temps.
6. Utilisez la technologie à votre avantage
De nombreux restaurants utilisent maintenant des iPads ou des tablettes similaires pour enregistrer les commandes des clients.
Cela accélère l’ensemble du processus de service, car tout le monde (les cuisiniers, les caissiers, les managers, etc.) peut avoir facilement accès aux mêmes données. Les commandes sont passées instantanément, et les clients peuvent payer directement à la table.
Avec toutes les applications et programmes qui existent, il y en a certainement un qui peut vous aider à gagner du temps et à mieux gérer votre entreprise d’une manière plus efficace.
7. Tenez un journal d’affaires
Ceci est particulièrement pratique si votre entreprise est saisonnière ou simplement si les ventes augmentent pendant la saison des fêtes.
En créant un journal d’affaires et en enregistrant certaines données, pensées ou idées pertinentes, vous aurez la base d’un plan pour reprendre l’activité l’année suivante.
8. Faites comme si tout était un projet
Pour gagner du temps, tout ce que vous faites devrait être structuré comme un projet, en ayant un début, des étapes vers l’achèvement et une conclusion.
Même si tout ce que vous faites est en cours, il est préférable de le penser et de le gérer comme un projet. Cela vous aidera à respecter les délais, à élaborer un plan pour ce qui vient ensuite et compléter les tâches sans gaspiller de l’énergie inutilement.
9. Pensez à déléguer
Ce n’est pas facile de confier certaines tâches à d’autres personnes, surtout si vous êtes un maniaque du contrôle. Cependant, deux personnes travaillant en même temps (même sur la même tâche) peuvent réduire de moitié le temps réel consacré à ces projets.
C’est évident : vous pouvez obtenir les mêmes résultats deux fois plus vite. La clé est de trouver quelqu’un qui soit fiable et digne de confiance pour assurer des tâches sans votre supervision directe.
10. Tirez avantage de votre temps de déplacement
Avec le cloud computing et les solutions de technologie mobile facilement disponibles, il est plus facile maintenant d’utiliser efficacement votre temps de déplacement.
Plutôt que de penser à ces longs vols ou à ces voyages en train interminables comme du temps gaspillé, tirez avantage de cette situation en créant un espace de travail privé et ininterrompu.
11. Automatisez ce qui peut l’être
Des solutions logicielles sont disponibles pour aider les entreprises à automatiser presque n’importe quoi de nos jours. Si vous pouvez les configurer pour fonctionner sans vous, vous ne devriez pas hésiter. Ceci vous fera gagner du temps.
N’oubliez pas de prendre le temps d’apprendre à utiliser la solution que vous utilisez, sinon vous risquez de créer des problèmes.
12. Faites-le et avancez
Beaucoup d’entre nous sont tentés de revenir en arrière et de réviser constamment les tâches que nous avons déjà réalisées. C’est généralement du temps perdu.
Si vous avez terminé une tâche, il est temps de passer à autre chose. Si une tâche a besoin d’être ajustée plus tard, vous pouvez y revenir, mais il est préférable de garder le rythme et d’avancer afin de gagner en temps et en productivité.
13. Suivez votre temps
Vous seriez surpris de savoir combien de temps glisse entre vos doigts. Vérifier les e-mails, regarder par la fenêtre, discuter avec les collègues, etc. Tout ceci vous fait perdre des minutes précieuses. Ces minutes s’étendent en heures et vous serez surpris que la journée soit déjà terminée.
Mettez en place un suivi de votre temps et enregistrez précisément combien de temps vous dépensez en faisant quoi. Après quelques jours de suivi, vous devriez avoir assez d’informations pour décider comment exploiter efficacement ces précieuses minutes.
14. Gardez un esprit d’innovation
Être constamment à la recherche de moyens plus rapides de faire les choses est la meilleure façon de vous assurer que vous ne perdrez jamais de temps.
Que vous soyez enclin à la procrastination ou à la remise en question, vous êtes votre pire ennemi quand il s’agit de perdre du temps.
Nous aimons tous blâmer les aléas extérieures (trafic, dysfonctionnements informatiques, clients exigeants). Mais avec une meilleure planification et de meilleurs outils, nous pouvons tous économiser un temps précieux.
Gagner du temps, c’est gagner de l’argent !
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