Les principaux risques client et comment y faire face

En France, le poste client d’une entreprise pèse en moyenne près de 30 % de l’actif du bilan, et une entreprise sur quatre connaît un état de difficultés économiques dû à un retard de paiement.

La gestion du risque client, l’une des sources principales des problèmes de trésorerie des TPE PME, est donc un enjeu de taille.

La dégradation de vos délais de paiements clients peut entraîner une surchauffe de votre BFR et l’augmentation du risque de solvabilité client. De plus, la conjoncture économique tendue fait augmenter les délais de paiements ainsi que le risque d’impayés client.

Un grand nombre de TPE se laissent ainsi déborder par leurs impayés clients.

Alors, comment bien gérer son poste client pour éviter le risque de non paiement ?

Pour l’entrepreneur, l’objectif n°1 est de diminuer l’impact des créances clients sur sa trésorerie en réduisant au maximum le délai entre la commande effective du client et la réception du règlement.

SBA Compta, votre cabinet compta en ligne, vous dévoile les étapes indispensables pour éviter les pièges du risque client et y faire face en cas d’impayés.

1. Analyser le délai d’encaissement client

Pour bien se prémunir efficacement face au risque clients, vous devrez identifier les délais d’encaissement de vos créances client et bien comprendre l’origine des dépassements.

Mais avant tout, précisons quelques notions.

1.1 Qu’est-ce qu’une créance client?

Créance client, définition :

• Il s’agit de l’ensemble des sommes dues à une entreprise par ses clients.
• On les comptabilise à partir du moment où les biens ou services ont été fournis au client et que la facture a été émise, mais pas encore payée.
• La nécessité de gérer ses créances client vient du décalage de trésorerie qui se crée lorsque l’on accorde un délai de paiement à ses clients, mais que l’on règle ses fournisseurs plus rapidement.
• A partir du moment où vous accordez un délai de paiement à vos clients, cela représente un risque client. En effet, ils peuvent faire le choix de privilégier leur propre trésorerie au détriment de la vôtre, en différant le règlement de vos factures.
• Le risque de non paiement est d’autant plus grand que les acomptes versés sont petits.

1.2 Déterminer ses délais d’encaissement réels

SBA Compta vous conseille de faire un tableau de suivi de vos règlements clients, en compilant tous vos dépassements d’échéances dans une matrice excel.

Par exemple, pour une bonne visibilité, vous pouvez récapituler dans un tableau excel :

• les montants de chaque facture,
• les acomptes perçus,
• les dates de règlements prévues par le contrat,
• les dates effectives de paiements,
• le nombre de jours d’écart…

Cette liste n’est pas exhaustive. Mais un tel suivi vous donne déjà une bonne idée de vos encours clients et d’éventuelles situations dysfonctionnelles.

1.3 Comprendre l’origine des dépassements des délais de paiements clients

Les causes de dépassements des délais de paiement clients sont multiples. Il peut s’agir entre autres:

• D’un oubli de la part d’un client pas très organisé
• D’une défaillance financière de l’entreprise (dans ce cas, intéressez-vous aux causes des difficultés financières, pour évaluer le risque client que vous encourez)
• D’une facture dont votre client conteste le paiement, en cas de désaccord sur les prestations fournies (problèmes de qualité, retards de livraison…)
• D’un client de mauvaise foi, cela peut arriver.

Dans tous les cas, il est toujours préférable de chercher une solution à l’amiable pour l’encours client en passant par une négociation commerciale. Ceci est dans le but d’éviter un contentieux et une procédure judiciaire souvent longue et coûteuse.

Par exemple, vous pouvez proposer à votre client en dépassement d’échéance un paiement par échéances fractionnées.

2. La prévention du risque client

Se faire payer à temps est l’un des challenges de l’entrepreneur…

Pour éviter les risques d’impayés, votre comptable en ligne SBA Compta, vous recommande les actions les plus adaptées aux TPE :

• Commencer par de la prévention : vérifier par vous-même en amont la capacité de votre prospect à honorer ses engagements financiers,
• Mettre en place des procédures strictes et des tableaux de suivi,
• Appliquer une politique de relance client,
• Surveiller votre trésorerie.

Les dirigeants de TPE/PME ont un important besoin en conseils financiers, autant de services généralement peu abordables pour les TPE/PME dans les cabinets de conseil traditionnels. 

C’est la raison pour laquelle SBA Compta, Cabinet comptable en ligne, offre à ses clients tout le savoir-faire d’experts en gestion d’entreprise.

SBA Compta accompagne et conseille les entrepreneurs dans tous les aspects de la vie de leur société, notamment les encours clients.

2.1 Enquêter sur votre client avant de signer un contrat

Pour minimiser le risque client, la première solution de prévention consiste à bien s’informer sur les entreprises avec lesquelles vous travaillez.

Lorsque vous vous apprêtez à signer une vente avec un nouveau client, vous devez arbitrer entre votre besoin commercial et votre sens financier. Lors des négociations, essayez de récupérer le maximum d’informations concernant la situation financière de votre potentiel client.

Comment vérifier la solvabilité d’un client?

Réalisez donc une petite enquête de solvabilité pour apprendre à connaître vos clients avant d’établir une relation commerciale.

Consultez des bases de données pour une meilleure gestion des impayés clients 

Consultez des bases de données comme le Registre de commerce ou des organismes spécialisés en matière d’information commerciale.

Le site infogreffe met à disposition des fournisseurs un certain nombre d’informations qui vous permettront d’en savoir plus sur la stabilité financière de votre client.

• Vous pouvez par exemple recevoir l’extrait de KBIS de son entreprise qui, en plus de vous donner les renseignements administratifs, vous indiquera si l’entreprise est en état de redressement judiciaire ou de liquidation de biens.
• Vous pouvez également demander à consulter le registre des protêts d’une entreprise, pour savoir si votre client a des traites impayées ou des chèques sans provision.
• Enfin, via Infogreffe, vous pouvez également consulter le registre des privilèges généraux pour savoir où en est votre potentiel client dans ses paiements à l’URSAFF et au Trésor public.

L’ensemble de ces informations doit vous permettre de déterminer la santé financière de votre client et peuvent vous permettre d’avancer dans la négociation commerciale.

Analysez la santé financière de l’entreprise à l’aide de ratios

Si à l’issue des recherches précédentes, un doute persiste sur la solvabilité client, vous pouvez consulter plusieurs indicateurs et ratios financiers pour aller plus loin dans vos investigations.

En faisant une analyse de leur bilan comptable notamment, vous pourrez en savoir plus sur leur capacité d’autofinancement et calculer quelques ratios qui finiront de vous rassurer (ou au contraire vous convaincre d’abandonner votre relation commerciale avec tel client).

En cas de doute, certains ratios d’endettement issus du bilan sont très utiles pour vous faire une idée sur le niveau de solvabilité de votre client :

• Le ratio Gearing mesure le Taux d’endettement net. Ce ratio permet d’évaluer le niveau d’endettement d’une entreprise

Pour minimiser vos risques clients, le résultat doit être inférieur à 1. Plus le résultat est élevé, plus votre client est endetté.

• Le ratio de Solvabilité générale. Ce ratio mesure la capacité d’une société à utiliser ses actifs pour régler ses dettes (le résultat doit être supérieur à 1).

Evidemment, le calcul d’un ratio n’a pas forcément de sens dans l’absolu, mais est plutôt un chiffre à comparer avec d’autres entreprises du même secteur, ou bien, pour une même société, d’un exercice à l’autre.

Il existe également des ratios :

• Le Délai moyen de recouvrement des créances clients

Vous pouvez également vous renseigner pour connaître le DSO et le DPO de votre client :

DSO (Days Sales Outstanding) : c’est le délai avec lequel votre client reçoit les paiements de ses propres clients. On l’appelle également Délai moyen de paiement client. Il se calcule de la manière suivante :

Si le DSO est proche de zéro, les clients payent rapidement.

Dans le cas contraire, le risque client est plus grand car les clients mettent longtemps pour procéder aux paiements de leurs échéances.

• DPO (Days of Payables Outstanding) : c’est le délai moyen avec lequel votre client règle ses fournisseurs. Il peut se calculer comme suit :

Chez SBA Compta, votre Business Coach calcule pour vous les indicateurs financiers dont vous avez besoin.

SBA Compta met à votre disposition une solution de gestion d’entreprise en ligne tout en 1 comprenant un tableau de bord et un service de coaching par téléphone, chat ou mail, avec des experts en gestion d’entreprise.

Développez votre business, on s’occupe du reste!

Sensibilisez vos équipes commerciales au risque client

En tant que gérant, il est aussi capital que vous sensibilisiez vos équipes commerciales à l’importance du poste client.

Une vente n’est finalisée que lorsqu’elle est payée, c’est pourquoi il est primordial que vos commerciaux soient également à l’affût de tous les signes qui pourraient laisser entrevoir un risque de non paiement.

Éventuellement, pensez à responsabiliser vos commerciaux en basant leurs commissions sur les montants encaissés, et non sur les montants facturés. Cela peut encourager votre équipe à négocier des délais de paiement client plus courts.

Mais soyez prudent :

• L’inconvénient de cette solution, c’est que vos commerciaux risquent d’être sérieusement démotivés en cas de non paiement.
• Cette base de calcul doit obligatoirement apparaître dans le contrat de travail de votre commercial (ou dans un avenant).

2.2 Déterminer et négocier ses délais de paiement client

Le délai de paiement, qu’est-ce que c’est ?

Le délai de paiement d’une facture désigne le délai avec lequel vous souhaitez être payé par vos clients.

Ce délai de règlement client doit être clairement inscrit sur la facture pour formaliser la transaction.

Le délai de paiement est appelé aussi termes de paiement ou conditions de paiement, et peut englober alors également le mode de règlement.

Rien ne vous empêche de négocier des délais de paiements plus courts avec vos clients pour réduire votre besoin de fonds de roulement.

Quel délai de paiement choisir?

Il existe 4 types principaux de délais de paiement client:

• Le paiement comptant, délai idéal… mais qu’on peut rarement se permettre d’exiger auprès de ses clients, surtout en BtoB.
• Le paiement à réception de la facture : il implique un délai d’une semaine, temps d’acheminement de votre facture.
• Le délai de paiement en jours calendaires (on l’appelle aussi paiement avec délai par défaut) : simple à évaluer, il se calcule à partir de la date d’émission de la facture.
  Exemple de délai par défaut : pour une note émise le 27 juillet 2016 avec un terme de paiement de “60 jours après émission de la facture”, le versement doit intervenir au plus tard dans un délai de 60 jours calendaires, soit le 25 septembre.
• Le terme de paiement “X jours après émission de facture, fin de mois” (également appelé paiement avec délai négocié) : plus complexe, il prend en compte la date d’émission de la facture à laquelle vous ajoutez le nombre de jours indiqués dans le terme de paiement.  Le règlement doit intervenir à la fin du mois indiqué par ce calcul.
  Exemple de délai négocié : pour une facture datée du 27 juillet avec un délai de paiement “45 jours, fin de mois”, cela signifie que le versement du montant de la facture devra intervenir au plus tard le 30 septembre (27 juillet + 45 jours = 11 septembre => paiement à la fin du mois de septembre).

Comme vous pouvez le constater, les termes de paiement “X jours fin de mois” sont souvent trompeurs : la clause “paiement fin de mois” implique que vous recevrez réellement votre versement plus tard qu’avec un délai de paiement en jours calendaires.

Il est donc capital de bien vérifier vos termes de paiement et de faire le point sur votre trésorerie pour calculer la solution adaptée à vos besoins.

Pourquoi est il important de bien calculer ses termes de paiement ?

Vos termes de paiement vont définir le rythme de recouvrement de créance de vos clients  :

• Plus ce délai est long, plus votre besoin en fond de roulement sera important.
• A l’inverse, vos clients, lors de la négociation commerciale, vont probablement vous pousser à opter pour un délai le plus long possible. Il s’agit donc de trouver un compromis entre vos besoins de trésorerie et la volonté du votre partenaire commercial.

La négociation des termes de paiement doit être un élément à part entière de la négociation commerciale avec votre client. Chaque partenaire peut bénéficier de conditions de paiements spécifiques selon la nature de la relation et du projet que vous entretenez avec lui.

• S’il s’agit d’un client avec lequel vous travaillez très régulièrement et pour lequel vous émettez des factures plusieurs fois par mois, il convient d’adopter le délai x jours, fin de mois. Plus simple comptablement, le client ne fera alors qu’un paiement mensuel groupé pour régler toutes les factures émises, ce qui minimise les risques de retard de paiement. 
• A l’inverse, si votre client est nouveau ou s’il s’agit d’une vente exceptionnelle, privilégiez le terme de paiement en jours calendaires.

2.3 Bien rédiger vos documents contractuels

Bien rédiger vos devis

Le devis est la formalisation des négociations commerciales que vous avez tenues avec votre client. Il reprend différents éléments administratifs ainsi que le détail des prestations que vous allez réaliser, les conditions de paiement et le tarif.

S’il est accepté par le client, votre devis a valeur de contrat, c’est pourquoi il est capital de bien le rédiger et d’y faire apparaître toutes les mentions utiles.

Ce document est largement recommandé pour vous protéger en cas de litige.

Quelques conseils de votre Expert-Comptable pour assurer vos arrières :

• Décrivez vos services avec des mots simples et précis pour qu’elles ne laissent aucune place au doute.
• Formalisez bien toutes les questions de règlement, d’acomptes, de délais de paiement et n’hésitez pas à mentionner d’éventuelles pénalités de retard en cas de dépassements d’échéance importants.

Une fois accepté par le client, vous ne pourrez plus revenir dessus.

Le devis est le document derrière lequel vous pouvez vous retrancher en cas de litige. Il est donc capital que la description de vos prestations soit faite de manière claire et précise pour enlever toutes ambiguïtés.

Bien rédiger vos factures

Votre facture commerciale doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires.

Parmi celles-ci se trouvent les informations concernant les modalités et délais de paiement, ainsi que les pénalités à appliquer en cas de retard :

• En règle générale, le délai de paiement d’une facture est de 30 jours à compter de la date de réception des produits ou de l’exécution de la prestation.
• Sauf s’il est précisé dans le contrat que le délai peut aller au-delà des 30 jours, sans dépasser 60 jours à partir de la facturation (ou 45 jours fin de mois).

Élaborer vos contrats de vente

Le contrat de vente est un document qui a pour but d’apporter un cadre juridique clair à la transaction que vous avez négociée avec votre client.

Prenez le temps d’élaborer un contrat de vente qui vous protège correctement. Une fois la décision de vente actée, pour minimiser le risque client, il est capital d’imposer des conditions de vente fermes.

Votre cabinet de comptabilité SBA Compta vous conseille, dans votre contrat de vente, de bien rédiger les clauses suivantes :

• Les détails d’identification des parties,
• L’objet du contrat de vente, les détails concernant le produit ou service vendu, votre client,
• Les obligations des deux parties,
• Les détails concernant les termes de paiement. De plus, pensez à indiquer un taux de pénalité pour les retards de règlement. Ce taux d’intérêt correspond généralement au taux directeur semestriel de la Banque Centrale Européenne majoré de 10 points : soit 10,00 % (0,00 + 10) pour les pénalités dues à partir du 1er juillet 2016.
• Des clauses pénales – pour dédommager le préjudice subi en cas d’impayé – ou une déchéance du terme de paiement qui vous autorise, en cas de livraisons multiples dont une des factures client est impayée, à demander l’intégralité des sommes dues, même celles non échues, si le client ne s’acquitte pas de la première facture.

2.4 Surveiller sa trésorerie

Gardez un œil sur vos vos flux financiers, qu’il s’agisse de créances clients ou d’encours fournisseurs :

– vos opérations d’encaissements et décaissements réalisés, d’une part,

– vos créances et dettes engagées mais pas encore payées, d’autre part.

De cette manière, vous mesurez votre marge de manœuvre exacte et vous savez où vous mettez les pieds.

Une bonne vision d’ensemble permet au chef d’entreprise d’anticiper les financements nécessaires, les relances clients à effectuer, les délais à négocier…

Une bonne maîtrise de votre cash garantit votre solvabilité!

Contrôlez votre trésorerie réelle et engagée

Chez SBA Compta, vous disposez d’une vue d’ensemble sur votre gestion de trésorerie. Nous traitons toutes vos pièces comptables au fur et à mesure. Cela nous permet une restitution de votre trésorerie réelle et engagée au fil de l’eau.

Vous identifiez les problèmes AVANT qu’il ne soit trop tard!

Surveillez vos flux financiers

Grâce à notre application mobile de gestion, contrôlez facilement vos entrées et sorties d’argent :

• Consultez votre solde bancaire du jour, avec le détail de chaque compte : plus besoin d’aller sur plusieurs sites web, vous avez toutes vos infos d’un coup d’oeil et à portée de main.
• Visualisez la variation de votre solde prévisionnel à 10 jours, à 20 jours et à un mois.
• Vérifiez votre solde engagé, c’est-à-dire vos encaissements et décaissements prévus.
• Examinez votre solde prévisionnel et engagé sur une période de 6 mois.

Votre Cabinet d’Expertise-comptable SBA Compta, c’est votre solution de gestion en ligne TPE PME tout-en-1.

Négocier des délais de paiement avec vos fournisseurs

Les comptes fournisseurs représentent une forme importante de dette.

Une stratégie axée sur l’augmentation des délais de paiement envers vos fournisseurs permet de diminuer vos besoins en fonds de roulement (BFR).

Attention cependant, en France, les délais de paiement des factures interentreprises sont réglementés par la loi : maximum 60 jours nets à compter de la date d’émission de la facture, ou 45 jours fin de mois.

Pensez-y, car vous encourez des amendes en cas de dépassement.

3. Le recouvrement de créances client

3.1 Qu’est-ce que le recouvrement de créance?

Le recouvrement de créance est une démarche que réalise un créancier afin d’obtenir de son débiteur qu’il s’acquitte de la dette d’argent qu’il a contractée envers lui.

Il s’agit souvent d’une démarche délicate, car vous devez adapter votre discours en fonction de :

• votre type de client, 
• des raisons du dépassements de délais, 
• du montant en question, 
• et du nombre de jours de dépassement. 

Votre Cabinet Comptable SBA Compta vous propose les solutions de recouvrement de créance client les plus efficaces pour mettre toutes les chances de votre côté.

Vous pouvez passer par différentes solutions :

• Le recouvrement en interne : relances écrites et téléphoniques, automatisation des relances clients, suivi des règlements clients impayés, négociation amiable, mise en demeure…
• Le recouvrement en externe, via une société spécialisée dans le recouvrement de créance. Par exemple, via la première place de marché pour les factures impayées Gcollect. C’est une plate-forme qui met en relation artisans, professions libérales et entrepreneurs qui ont des impayés avec des professionnels du recouvrement amiable, en offrant des tarifs pouvant être moitié moins chers que ceux pratiqués habituellement.
  C’est cela qui rend cette solution plus accessible aux TPE et startups.

3.2 Établir un suivi précis de ses relances clients

Ce qui vous aidera le mieux dans la gestion des encours clients, c’est un échéancier client mis à jour régulièrement.

Afin de bien connaître votre situation financière réelle, mettez au point un échéancier de paiement récapitulant vos données.

Voici un exemple d’échéancier de paiement qui reprend les montants, le statut, les dates de paiement et les relances faites ou à faire pour chaque facture :

Pour vous aider à visualiser vos paiements, SBA Compta, meilleur cabinet de comptabilité en ligne et 100% en ligne, réalise vos échéanciers et calcule vos encours clients et fournisseurs :

• Un signal « retard » apparaît lorsque la date de règlement de la facture est échue : vous ne passez plus à côté d’une info.
• Vous surveillez de près vos factures clients impayées.
• Vous hiérarchisez vos priorités sans difficulté.

3.3 Utiliser des outils d’aide à la relance

Mieux vaut le faire le plus en amont possible, cela évite les mauvaises surprises. Plus facile à dire qu’à faire, mais gardez le sourire!

L’application SBA Compta vous facilite la procédure relance client et vous permet de contacter vos clients directement à partir de votre liste de factures en retard.

Vous relancez vos clients en un clic par téléphone ou par e-mail.

La relance des créances clients devient une simple formalité!

Grâce à la solution de gestion en ligne SBA Compta, vous réagissez rapidement :

• Par des mesures immédiates : appeler vos clients, mettre en place des solutions avec votre banquier, négocier un moratoire, demander un échelonnement à un organisme social, vous décider pour une solution de recouvrement externalisée…
• A moyen et long terme : en adaptant votre stratégie de gestion de trésorerie, par exemple par une diminution de vos niveaux de stocks, une optimisation de votre poste client, un report de vos investissements moins urgents…

3.4 La relance client téléphonique

Il s’agit du moyen le plus efficace pour obtenir un versement de la part de votre client.

Alors n’hésitez pas à y passer un peu de temps. Voici quelques conseils pour bien gérer vos relances clients téléphoniques :

• Essayez d’obtenir la cause exacte du dépassement de la date d’échéance,
• Indiquez clairement quel accord votre client n’a pas respecté et rappelez-lui ses engagements,
• Énumérez les conséquences négatives que le retard occasionne pour votre société mais aussi pour votre relation commerciale,
• Essayez d’obtenir de votre client un engagement ferme pour une date précise, au moins sur un règlement partiel.
• Envoyez un e-mail ou une lettre de relance amiable afin de rappeler la prestation fournie, la somme due et les conséquences financières encourues (pénalités et indemnité forfaitaire).

Au moment des premières relances client, essayez de rester diplomate, en gardant à l’esprit qu’un mauvais accord amiable vaut toujours mieux pour vous qu’un bon procès.

3.5 Lancer une démarche contentieuse

La solution ultime, en cas de mauvaise foi ou d’insolvabilité de votre client, consiste à engager une démarche contentieuse (après 3 lettres de relances client écrites).

Que vous fassiez toutes les démarches vous-mêmes (lettres de mise en demeure, procédure judiciaire…), ou que vous préfériez les confier à un organisme spécialisé, cela aura des avantages et des inconvénients :

• L’allègement de la gestion administrative du poste client,
• Un coût parfois plus élevé que prévu,
• Des relations avec vos clients qui se dégraderont sérieusement.

Pour finir

Pour une bonne gestion des créances clients : la gestion du temps est l’un des facteurs clés de réussite! Plus vous vous y mettez tôt, meilleurs seront vos résultats!

SBA Compta invente la solution de pilotage d’entreprise tout en 1

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