Le déménagement d’une entreprise est une étape de la vie d’une société à prendre très au sérieux. C’est souvent le signe positif qu’elle se développe. C’est aussi l’occasion de revoir certains de ses choix (d’outils ou de fournisseurs par exemple) afin de gagner en efficacité !
Nous vous présentons dans cet articles nos meilleurs conseils pour un transfert informatique réussi lors d’un déménagement d’entreprise.Faites l’inventaire de votre parc informatique
Le parc informatique est souvent l’élément qui sera déménagé en dernier afin de perturber le moins possible la productivité de l’entreprise.
Fragile et de valeur, il est recommandé de prendre en compte certaines mesures de sécurité afin d’assurer son transfert en toute sûreté jusqu’à vos nouveaux locaux.
Chaque matériel est inventorié et étiqueté.
Le jour j, les appareils doivent être testés, et le travail sauvegardé. Ils sont ensuite déconnectés et emballés dans les règles de l’art.
Il est recommandé de faire appel à un prestataire professionnel qui saura quoi faire et quand, du début jusqu’à la fin du déménagement.
Il devra également reconnecter puis tester chaque appareil après la fin du déménagement.
Optez pour une assurance et un transport adaptés
La phase concernant le transfert informatique est une étape sensible et doit être préparée et réalisée avec soin. L’activité de votre entreprise en dépend.
Votre matériel informatique doit être transporté dans des véhicules qui doivent être climatisés, capitonnés…
Une société spécialisée est un choix à privilégier afin de garantir la sécurité de votre matériel lors du transport, ainsi que le contrôle du bon fonctionnement et de la traçabilité des matériels lors de l’arrivée.
Optez pour la bonne formule d’assurance afin que vos outils informatiques soient assurés à la valeur de remplacement.
Il est essentiel de protéger vos fichiers sensibles comme votre comptabilité, les infos clients ou encore votre base de données.
À votre arrivée : reconnexion, assistance et contrôle
Comme vous avez pu le voir, le déménagement du parc informatique ne consiste pas seulement à débrancher et rebrancher des appareils.
En effet, la relocalisation implique aussi la gestion de différents câbles de réseaux et téléphonie. Ainsi, l’emplacement de chaque élément doit être pris en compte.
Certains appareils peuvent nécessiter un nouveau paramétrage avant d’être réutilisés.
Prenez soin de votre matériel car la reprise de l’activité sera pénalisée en cas de casse ou de panne.
Regardez les différents tarifs de box Internet fibre
Si vous êtes un professionnel, vous pouvez difficilement vous passer d’une box Internet fibre – et il est fort probable que vous ayez l’éligibilité à cette technologie qui demeure un critère déterminant dans la recherche de vos nouveaux locaux.
Néanmoins, cela ne signifie pas que vous deviez payer le prix fort pour cela !
De nombreuses offres internet et de fibres optiques destinées aux entreprises existent chez la majorité des grands fournisseurs d’accès Internet comme Orange, SFR ou Free, à des tarifs très variables.
Ces différences tarifaires s’expliquent parfois par des débits plus importants, ou par l’accès à des outils et services additionnels qui peuvent se révéler très utiles pour votre entreprise (solutions de sécurité informatique, garantie d’assistance rapide, conseiller dédié…).
Utilisez des logiciels pour fluidifier la communication au sein de votre entreprise
Comment nous l’avons dit dans la première partie de l’article, L’une des choses les plus importantes à mettre en place à l’occasion d’un déménagement d’entreprise est une communication au sein de votre entreprise, qu’il s’agisse de la communication descendante (de la direction vers les collaborateurs) ou de la communication entre collaborateurs.
De nombreux outils informatiques existent pour organiser les flux de discussion par projet et par équipe : Slack, Talkspirit, Microsoft Teams…
N’hésitez pas non plus à généraliser l’utilisation des documents partagés ou des logiciels comme Trello ou Asana pour gagner en efficacité dans la gestion de vos projets.
Vous pouvez aussi utiliser un agenda partagé comme celui de la suite Google pour éviter les risques de confusion sur les réunions et diffuser en un clic vos documents importants.
Sachez qu’il existe également des logiciels de gestion RH qui peuvent faire gagner du temps à vos équipes de ressources humaines et à vos salariés en facilitant la transmission des informations, notes de frais, la demande de congés…
N’hésitez pas à vous équiper d’un VPN
Les VPN (Virtual Private Network) sont des logiciels qui permettent de créer un réseau Internet virtuel. Si vous êtes soucieux de la protection des données de votre entreprise, cet outil est une obligation.
Le VPN vous attribue une adresse IP différente de celle de votre connexion, et évite donc que des réseaux indésirables puissent vous géolocaliser et vous identifier facilement. Il crypte vos données, afin de renforcer la sécurité des échanges de données et de fichiers au sein de l’entreprise.
Enfin, l’adoption d’une solution VPN permettra également à vos collaborateurs d’en profiter lorsqu’ils ne travaillent pas dans vos locaux.
En déplacement, notamment durant la période de déménagement, vos salariés se connectent certainement à des réseaux Wi-Fi publics très peu sécurisés : c’est un problème que le VPN résout, agissant comme un bouclier.
Conclusion
Réussir le déménagement d’une entreprise demande de l’organisation et une planification sans faille.
Suivez bien ces conseils, vous gagnerez en productivité et améliorerez la sécurité de votre entreprise !
