Notes de frais : comment éviter le redressement fiscal ?

Véritable bête noire du chef d’entreprise, le redressement fiscal pour remboursement excessif de frais est le premier motif de contrôle fiscal en France.

Pour ne pas vous faire épingler, des notes de frais détaillées vous permettront de justifier le remboursement des dépenses engagées à titre professionnel et d’éviter les questionnements de l’administration.

Votre cabinet d’expertise Comptable en ligne SBA Compta vous explique comment faire.

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Pourquoi faire une note de frais ?

S’il y a un élément qui n’échappe pas au contrôle de l’URSSAF lors d’un contrôle fiscal, c’est bien les notes de frais.

Ce document, qui peut être tenu via un fichier excel, un logiciel de comptabilité ou via votre cabinet d’Expertise-comptable, récapitule les dépenses engagées par le salarié à titre professionnel et lui permet de demander le remboursement auprès de l’entreprise.

Si les frais ont été demandés par l’entreprise et s’ils sont justifiés, la société est dans l’obligation de procéder au remboursement. Pour l’entreprise, cette dépense sera retirée du bénéfice imposable et exonérée de cotisations sociales.

C’est au titre de ce dernier point que l’URSSAF se montre particulièrement attentive ! L’administration fiscale cherche en effet à débusquer les remboursements de notes de frais qui déguiseraient des avantages en nature. En effet, les avantages en nature sont eux considérés comme un élément de salaires et à ce titre, sont soumis aux cotisations sociales.

Note de frais : quels sont les frais remboursés ?

Il n’existe pas de liste exhaustive des frais qui peuvent être remboursés via une note de frais.

L’administration fiscale indique uniquement que les dépenses professionnelles – pour faire l’objet d’un remboursement – doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise et pour les besoins de l’activité et être proportionnées ou « raisonnables ».

Toutefois, sachez que généralement les notes de frais portent sur :

• les frais de bouche (repas d’affaires dans la limite de 5 par mois, repas lors d’un déplacement),
• les frais de déplacement,
• les frais d’hôtel en cas de déplacement de plus de 50 km
• les achats faits dans le cadre du travail (fournitures par exemple).

Quelles informations doivent figurer sur la note de frais ?

Les dépenses professionnelles doivent être détaillées dans une note de frais sur laquelle apparaissent :

• la date de la dépense,
• le montant exact,
• l’identité du collaborateur,
• en cas de repas d’affaires, doit également apparaître l’identité des convives

Quelle que soit la dépense, pour demander son remboursement et pour la justifier auprès de l’administration fiscale, il vous faudra garder vos justificatifs !

Pensez donc bien à mettre de côté toutes les notes de restaurant, les justificatifs de péage, tickets de stationnement, les notes d’hôtel… Sans ces justificatifs, vous ne pourrez pas établir de note de frais.

Note de frais : le cas particulier des frais kilométriques

Les indemnités kilométriques sont destinés à compenser l’utilisation d’un véhicule personnel dans le cadre professionnel.

Attention, les déplacements domicile / travail ne sont pas être pris en compte dans le calcul des indemnités kilométriques.

Comment procéder au remboursement des frais kilométriques ?

Avant de demander le remboursement et de déduire ces frais, vous devrez vous assurer que le voyage est justifié dans l’intérêt de l’entreprise et qu’il était motivé uniquement par des raisons professionnelles. En effet, en cas de contrôle, il sera à votre charge de démontrer ces éléments à l’administration fiscale.

• Les frais kilométriques sont établis selon un barème qui prend en compte aussi bien le carburant que l’usure, l’entretien et l’assurance du véhicule utilisé.
• Les frais de stationnement, de garage, de péage, par contre ne sont pas pris en compte et doivent faire l’objet d’une note de frais séparée.

Avant de demander le remboursement et de déduire ces frais kilométriques, pour être en règle, il vous faudra émettre une note de frais dans laquelle sera récapitulé tous les éléments de votre voyage.

Cette note de frais doit notamment comprendre :

• la date du déplacement,
• le motif du déplacement,
• le lieu de la mission,
• et la puissance fiscale du véhicule utilisé (justifiée avec la carte grise).

Cette note de frais est à conserver, elle vous service de justificatif en cas de contrôle.

Enfin, pour déterminer le montant à rembourser et déduire, vous devez vous appuyer sur le barème publié chaque année par l’administration fiscale. Ce barème prend en compte la puissance du véhicule et le nombre de kilomètres parcourus.

Comment procéder au remboursement des notes de frais ?

Deux solutions s’offrent à vous pour rembourser des frais : le remboursement au réel ou le remboursement au forfait.

Le remboursement de frais professionnels au réel

Comme son nom l’indique, le remboursement au réel vous permet de rembourser au coup par coup les dépenses réellement effectuées par votre salarié à titre professionnel.

Pour obtenir un remboursement, le salarié devra vous fournir les justificatifs de la dépense et la note de frais complétée.

Attention toutefois, certains frais ne peuvent pas être remboursés selon l’engagement réel (Déménagement, télétravail…).

Le remboursement de frais professionnels forfaitaire

Vous pouvez également opter pour le remboursement forfaitaire. Dans ce cas, pas besoin de justifier les dépenses, vous remboursez vos salariés selon un forfait dont le seuil est établi par l’URSSAF.

Le remboursement forfaitaire est aussi exonéré de cotisations sociales s’il reste dans les limites fixées par l’administration.

Au delà, les frais sont soumis aux prélèvements sociaux.

Le remboursement au forfait ne peut pas concerner les chefs d’entreprise affiliés au régime des travailleurs non salariés qui doivent obligatoirement demander le remboursement au réel.

Donc si vous êtes gérant majoritaire d’une SARL, vous serez dans l’obligation d’établir une note de frais et de demander le remboursement de chacun de vos frais.

Note de frais : quel risque en cas d’absence de justificatifs ?

Si vous ne parvenez pas à mettre la main sur vos factures et justificatifs :

• l’une des options est de vous tourner vers vos fournisseurs et leur en demander une copie,
• exceptionnellement, vous pouvez tenter une attestation sur l’honneur de la part du client ou du fournisseur concerné

La plupart des dirigeants d’entreprise aimeraient bien se passer de la chasse aux factures disparues au moment des clôtures de bilans!

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