La productivité d’une entreprise est très liée à la productivité personnelle. Dans un contexte plus large, les actions ou les décisions de l’entrepreneur affectent largement la productivité de l’entreprise.
Emails, appels téléphoniques réunions… La journée se déroule à un rythme effréné et vous avez l’impression de ne pas avoir assez de temps pour tout faire ! Il est peut-être temps d’apprendre à améliorer sa productivité et être plus efficace au travail.
Voici nos conseils :
- Optimisez votre temps de travail
- Évitez le mode multi-tâches
- Démarrez tôt
- Prenez des pauses
- Évitez les distractions
1. Optimisez votre temps de travail
Vous seriez surpris de savoir combien de temps glisse entre vos doigts. Vérifier le courrier électronique, chatter sur whatsapp, discuter avec les collègues, etc. Tout ceci vous fait perdre des minutes précieuses.
Ces minutes s’étendent en heures et vous serez surpris que la journée soit déjà terminée.
Comment être plus productif et optimiser son temps de travail?
Suivre le temps passé à réaliser chaque activité permet de mieux gérer votre agenda. Vous pouvez utiliser la technique traditionnelle (chronomètre, stylo, feuille) ou opter pour la version numérique avec les nombreuses applications entrepreneurs pour gagner du temps.
Après quelques jours passés à suivre vos activités, vous saurez combien de temps accorder aux activités à forte valeur ajoutée et aux activités secondaires (parfois contre-productives).
Le but étant de limiter le temps alloué à ces dernières et d’augmenter sa productivité.
2. Évitez le mode multi-tâches
Pouvoir réaliser correctement plusieurs tâches en même temps avec un niveau de concentration élevée relève de la science fiction.
Par ailleurs, une fois déconcentré, il faudra en moyenne quinze minutes pour se remettre sur les rails. Si vous pensiez gagner en productivité avec le mode multi-tâches, arrêtez tout de suite!
Comment être plus productif en ne faisant qu’une chose à la fois?
Pour être plus productif, ne vous laissez pas déconcentrer ! Autant faire une chose et une seule à la fois, la faire correctement et rapidement, puis passer à une autre activité (une fois la précédente terminée).
Essayez également de vous focaliser en priorité sur les tâches les plus ardues, à savoir celles qui nécessitent le plus de concentration, et laissez les autres pour les moments où votre activité cérébrale est moins intense, en fin de journée par exemple.
3. Développez votre curiosité
« Je n’ai aucun talent particulier. Je ne suis que passionnément curieux » – Albert Einstein
La curiosité vous aide à comprendre comment les choses fonctionnent, pas seulement les accepter telles qu’elles sont. En comprenant le fonctionnement des processus, vous êtes en mesure de les optimiser, de les rendre plus efficaces et plus productifs.
Un entrepreneur curieux et proactif voit les problèmes sous différents angles et essaye de trouver des solutions alternatives pour accomplir ses missions avec plus d’efficacité afin d’augmenter sa productivité.
Comment réveiller votre curiosité d’entrepreneur et améliorer votre productivité?
Pour développer un esprit curieux, il faut être ouvert à tout. Apprendre, désapprendre. Ne rien tenir pour acquis.
Voyagez, soyez ouvert aux gens de cultures différentes, sortez de votre environnement habituel, lisez beaucoup, et lisez sur tout types de sujets.
Il y a tellement de choses intéressantes qui vous donneront l’appétit d’apprendre, d’appliquer de nouvelles choses au travail et de booster votre productivité.
4. Démarrez tôt
La productivité n’est jamais un accident. Choisir d’être un entrepreneur productif est une décision consciente – une volonté de faire mieux avec le temps dont on dispose.
Les entrepreneurs lève-tôt, eux, ont tendance à être plus productifs pour diverses raisons :
- Avoir plus de temps pour se concentrer sur des tâches importantes pendant que le reste du monde dort. Cela se traduit également par moins d’interruptions.
- Le cerveau a tendance à être plus alerte le matin. Si vous êtes capable de vous concentrer sans interruption en début de journée, vous obtiendrez de meilleurs résultats.
- Vous avez tendance à prendre de meilleures décisions et à penser plus clairement le matin que l’après-midi et le soir. Le fait de vous fixer des objectifs dès le départ vous aidera à les atteindre.
Comment démarrer sa journée d’entrepreneur pour être efficace au travail?
- Fixez une heure à laquelle vous prévoyez de vous réveiller et tenez-vous y. La chose la plus importante à garder à l’esprit est la cohérence.
- Commencez à vous coucher plus tôt que d’habitude. De cette façon, vous aurez suffisamment d’heures de sommeil.
- Trouvez une bonne raison pour vous lever tôt ! Par exemple, pensez à quelque chose de positif que vous avez l’intention d’accomplir. Dites-vous que vous pourrez quitter le travail plus tôt si vous arrivez au travail plus tôt.
5. Prenez régulièrement des pauses
Vous ne pouvez pas donner 100% de vous-même indéfiniment, votre corps vous fera savoir quand il est temps de prendre une pause.
N’attendez pas qu’il se manifeste sous forme de burn-out, soyez à l’écoute de vos signes de stress et sachez reconnaître vos agents stresseurs afin d’anticiper l’épuisement.
Prendre des pauses rafraîchit également l’esprit, reconstitue vos ressources mentales et vous aide à devenir plus créatif.
Vous serez également plus efficace au travail par la suite et vous aurez plus de recul pour trouver facilement des solutions à un éventuel problème.
Comment être efficace au travail en s’octroyant des pauses?
Afin de prévenir l’épuisement, vous devez vous aménager des moments pour vous reposer et récupérer :
- prenez le temps de socialiser,
- méditez, connectez-vous avec vous-même ou avec la nature,
- faites des “micro-sieste” au bureau ,
- riez, amusez-vous, détendez-vous, faites des choses agréables,
- pratiquez une activité sportive régulière,
- dormez suffisamment.
6. Utilisez les nouvelles technologies mais n’abusez pas
Les nouvelles technologies mettent à votre disposition un large panel d’outils pouvant vous aider à optimiser votre temps de travail.
Comment être plus productif et utiliser la technologie à votre avantage?
De nos jours, il existe de nombreuses solutions logicielles pour aider les entreprises à automatiser presque toutes leurs tâches et ainsi augmenter sa productivité.
De la facturation à la communication, tout est possible avec les IT.
La gestion administrative occuperait en moyenne 142 jours de travail par an en dans les PME en France, selon l’étude réalisée par Plum Consulting (2017). Elle occuperait également 131 jours de travail par an pour une microentreprise.
Ce temps “perdu” serait dédié à près de 80% à des tâches comme la facturation, le recouvrement, la fiscalité, la paie ou encore la comptabilité.
Rien qu’en choisissant l’expertise comptable digitale, vous gagneriez un temps conséquent que vous pourriez dédier à des missions plus rentables et génératrices de croissance.
Mettez toutes les chances de votre côté pour réussir votre projet entrepreneurial !
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7. Gardez votre bureau agréable et organisé
De même, si vous maintenez tout en ordre, rangé là où il est supposé l’être, vous aurez beaucoup plus de temps pour travailler sur des tâches importantes, faire avancer les choses et améliorer votre productivité.
Comment améliorer votre espace de travail pour gagner en productivité?
- Assurez-vous que tout a une place spécifique, même si cet endroit est dans une pile de papiers sur votre bureau.
- Utilisez les possibilités d’entreposage vertical pour améliorer votre flux de travail et votre efficacité au travail.
- Ajoutez quelques plantes vertes autour de votre bureau.
- Nettoyez vos câbles.
Ces petites astuces peuvent ne prendre que quelques minutes. Néanmoins, même de petits changements peuvent faire une énorme différence dans l’organisation et la productivité de votre entreprise.
8. Ne vous enlisez pas !
Il faut s’assurer de ne pas se laisser prendre dans des détails qui ne sont que des » faux-problèmes” – des questions mineures qui vous font perdre de l’attention et de la productivité.
Comment éviter la procrastination et améliorer la productivité?
Par exemple, plutôt que d’insister pendant deux jours sur la police à utiliser dans un rapport, cessez d’essayer de réinventer la roue et choisissez une police qui est généralement acceptée en entreprise. Vous n’êtes pas graphiste, alors passez à autre chose.
Apprenez à reconnaître les faux-problèmes.
Ainsi, vous apprendrez à reconnaître ce qui est important et ce qui ne l’est pas, ce qui se traduira par une optimisation de votre productivité.
9. Évitez les distractions
Lorsqu’il s’agit de productivité, c’est notre capacité de concentration qui détermine notre niveau de production.
Les réseaux sociaux, les médias, internet… sont tout autant de distractions auxquelles vous devez faire face dans votre quotidien.
Comment réduire les distractions et améliorer sa productivité ?
Afin de focaliser toute votre attention et être plus efficace au travail, veillez à vous déconnecter des sources de perturbations.
- Mettez votre téléphone en mode silencieux (l’éteindre serait même mieux).
- Fermez toutes les applications de réseaux sociaux et autres distractions du web.
- Fermez la porte et les fenêtres.
Vous pouvez également pratiquer une séance rapide de méditation après laquelle vous vous sentirez plus frais, plus concentré et plus créatif.
10. Prenez soin de vous
Dans votre vie d’entrepreneur, vous gérez beaucoup plus de problèmes qu’il ne le faudrait, vous sautez des repas et passez votre journée à courir de tâche en tâche, essayant de tout faire avant de vous réveiller pour recommencer.
Cela peut être épuisant à la longue, et avoir un impact énorme sur votre santé mentale et physique.
Prendre soin de soi, c’est avoir un peu de « moi » au milieu de votre journée bien remplie. Favorisez la relation que vous entretenez avec vous-même. Donnez à tout votre être (esprit, corps, âme) exactement ce dont vous avez besoin pour être plus productif.
Comment prendre soin de soi pour gagner en productivité?
Des choses simples peuvent faire une énorme différence dans votre efficacité au travail :
- Commencez chaque journée par 2 à 3 minutes d’étirements et de respiration profonde. Cela apporte de l’oxygène à votre cerveau et prépare votre corps à bouger.
- Recevez un calin de quelqu’un. Les câlins augmentent le sentiment de bien-être.
- Mangez sainement. Prenez trois repas équilibrés chaque jour avec des collations “healthy” si vous avez faim.
- Hydratez-vous ! Buvez beaucoup d’eau tout au long de la journée et utilisez des rappels sur votre téléphone si nécessaire.
- Faites du sport régulièrement. Même le simple fait de faire une marche rapide dans le couloir peut faire une différence.
- Entourez-vous de gens positifs. Cela vous aidera dans les moments difficiles.
- Dormez suffisamment : dormir environ 7 heures par nuit améliorera votre système immunitaire et votre concentration.
- Essayez de trouver des moments de détentes pour prendre du recul et relativiser sur vos problématiques.
11. Méditez
La méditation est une méthode simple et efficace qui peut vous aider à améliorer votre productivité. Si vous êtes complètement détendu, votre esprit fonctionnera avec plus d’efficacité.
Au-delà des connotations religieuses et mystiques, la méditation régulière peut être considérée comme une sorte de “ménage mental” qui vous aide à :
- vous débarrasser des pensées négatives et des soucis persistants,
- améliorer votre créativité,
- booster votre mémoire,
- renforcer votre capacité de planification,
- bien gérer votre stress,
- améliorer votre productivité.
Comment faire de la méditation pour favoriser votre bien être au travail?
L’idée de base de la méditation est très simple : vous n’avez qu’à garder votre esprit frais et vous concentrer sur votre respiration.
Il est recommandé de suivre une méditation guidée. Vous pouvez trouver sur Youtube divers enregistrements audio de méditation guidée.
Et même si vous n’avez pas beaucoup de temps, pourquoi ne pas télécharger les podcasts 3 minutes de méditation en pleine conscience proposée par Christophe André sur Radio France ? Ainsi, vous aurez toujours à disposition dans votre téléphone ou sur votre ordinateur, pour pouvoir déconnecter dès que le besoin d’en fera sentir.
12. Travaillez votre positivité !
Un état d’esprit positif peut avoir un impact profond sur la qualité de votre vie, vos relations mais aussi sur votre travail. Si vous avez besoin d’être plus productif, assurez-vous d’apporter votre attitude positive.
Votre attitude positive affecte indirectement votre productivité en améliorant des facteurs comme l’état d’esprit, la motivation, la concentration et l’énergie.
Comment développer une attitude positive pour booster votre productivité?
- Évitez de perdre votre temps à vous plaindre. Mettez plutôt votre énergie dans l’action positive de faire quelque chose pour améliorer la situation.
- Protégez-vous contre les gens négatifs, en les évitant au maximum.
- Travaillez votre confiance : si vous approchez quelque chose avec confiance, en pensant : « Je suis capable de grandes choses », vous accomplirez votre projet en un rien de temps.
- Faites des compliments sincères le plus souvent possible : les éloges sincères tout au long de la journée équilibrent la nature savoureuse des conversations et des échanges entre collaborateurs.
- Bâtissez une culture d’entreprise axée sur l’empathie, la gratitude et le respect.
La productivité d’une entreprise est liée à la productivité personnelle de son entrepreneur.
Vous pouvez être plus productif en moins de temps si vous maximisez vos efforts pour mettre en pratique les conseils mentionnés ci-dessus.
Ces conseils ne s’appliquent pas seulement pendant que vous travaillez. Ces 12 habitudes vous aideront à développer les bonnes compétences entrepreneuriales requises pour réussir dans votre parcours de l’entrepreunariat. Consultez également notre article sur les qualités et compétences personnelles d’un bon entrepreneur.
