Contrôles URSSAF : de nouvelles règles à connaître

Les règles et la procédure de contrôle URSSAF ont récemment évolué et été précisées. Plusieurs règles qui figuraient dans la charte du cotisant contrôlé ont été traduites dans le Code de la Sécurité sociale.

🔎 Zoom sur les évolutions en matière de contrôle URSSAF.

Délai d’envoi de l’avis de contrôle URSSAF

Le délai de prévenance avant un contrôle URSSAF a été allongé. Désormais, l’avis de contrôle doit être adressé au cotisant au moins 30 jours avant la première visite de l’agent chargé du contrôle – contre 15 jours auparavant.

Ce délai d’un mois figurait déjà dans la charte du cotisant contrôlé, mais il est désormais formellement établi dans le Code de la Sécurité Sociale.

Rappel : Les contrôles URSSAF qui portent sur une suspicion de travail dissimulé ne nécessitent pas l’envoi d’un avis de contrôle.

Durée du contrôle URSSAF

La durée du contrôle est limitée à 3 mois pour les entreprises de moins de 20 salariés. Cette mesure, qui faisait l’objet d’une expérimentation, a été pérennisée depuis le 1^er janvier 2023.

Ce délai court à compter du début effectif du contrôle – c’est-à-dire lors de la 1^ère visite de l’agent ou à la date de début des opérations de contrôle – et jusqu’à la date d’envoi de la lettre d’observations. Il est renouvelable une fois.

En outre, la durée de contrôle n’est pas limitée dans les situations suivantes :

• La documentation est transmise ou remise par le cotisant plus de 15 jours après la réception de la demande de l’agent de contrôle,
• Le cotisant demande le report de la visite de l’agent de contrôle,
• En cas de travail dissimulé,
• En cas d’obstacle à contrôle,
• Les abus de droit,
• La comptabilité est insuffisante ou la documentation inexploitable.

Contrôle URSSAF au sein d’un groupe de sociétés

Les agents URSSAF peuvent désormais utiliser les documents qu’ils ont pu obtenir lors du contrôle de toute autre entreprise du groupe.

La lettre d’observations doit préciser :

• la nature de ces documents ou informations,
• leur contenu ou les éléments d’information sur lesquels ils s’appuient pour fonder leur redressement,
• la référence au contrôle et l’identité de la ou des personnes du même groupe d’où proviennent ces documents ou informations.

Elle doit également rappeler la possibilité pour le cotisant de demander une copie des documents.

Procédure de contrôle sur un support dématérialisé

Lorsque les documents nécessaires à l’agent URSSAF sont dématérialisés, le contrôle doit se faire, en principe, sur son propre matériel informatique.

Lorsqu’il opte pour cette méthode, l’agent de contrôle doit en informer le cotisant par tout moyen donnant date certaine à la réception.

La personne contrôlée doit mettre à la disposition de l’agent les copies numériques des documents, des données et des traitements nécessaires au contrôle sous forme de fichiers. Ces derniers doivent répondre aux formats informatiques indiqués par l’agent.

Dans le cas où l’agent serait dans l’impossibilité technique de mettre en œuvre un traitement automatisé sur son propre matériel, ou si le cotisant contrôlé s’y oppose dans un délai de 15 jours, ce dernier peut :

• soit réaliser lui-même les traitements sur son propre matériel, puis produire les résultats au format et dans les délais indiqués par l’agent de contrôle ;
• soit d’autoriser l’agent de contrôle à procéder lui-même aux opérations de contrôle sur le matériel informatique du cotisant.

Les contrôles qui portent sur le travail dissimulé ne nécessitent pas d’information préalable et le cotisant ne peut pas réaliser lui-même les opérations de contrôle.

Entretien de fin de contrôle

Pour les contrôles engagés à compter du 1^er mai 2023, l’agent URSSAF doit désormais proposer à la personne contrôlée un entretien de fin de contrôle avant l’envoi la lettre d’observations.

Cette obligation n’est pas applicable pour les contrôles réalisés pour les infractions de travail dissimulé.

URSSAF : remboursement au profit de l’entreprise

En cas de solde créditeur à l’issue des opérations de contrôle, l’URSSAF doit désormais rembourser le cotisant dans un délai de 1 mois – contre 4 auparavant.

Bon à savoir : Cette mesure ne sera applicable dans le régime agricole qu’aux contrôles engagés à partir d’une date fixée par arrêté et au plus tard à compter du 1er janvier 2024.

Le conseil SBA Compta :

Nous accompagnons les dirigeants d’entreprise et défendons leurs droits en cas de contrôle de l’administration sociale depuis de nombreuses années. Nous sommes donc témoins du stress qu’engendre un contrôle URSSAF pour tout employeur.

Les nouvelles règles et les précisions ci-dessus sur le déroulé des contrôles URSSAF permettent de sécuriser les relations des entreprises avec l’administration.

SBA Compta vous accompagne en cas de contrôle des administrations sociales. Nous contrôlons la régularité de forme et de fond du contrôle, préparons les documents nécessaires à son bon déroulement et vous assistons lors de la visite du contrôleur. Nous pouvons également contester, le cas échéant, les réclamations de l’administration. N’hésitez pas à nous interroger.

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Pour en savoir plus :

Décret n° 2023-262 du 12 avril 2023 portant diverses améliorations relatives aux contrôles réalisés par les organismes chargés du recouvrement des cotisations et contributions sociales du régime général et du régime agricole