Entrepreneurs : 10 astuces pour gagner du temps et en productivité

Vous êtes entrepreneur ? Vous vous sentez débordé par votre métier ? Avoir une entreprise c’est tout comme avoir un enfant, c’est du non-stop ! Le manque de temps est le souci majeur de tous les entrepreneurs.

Afin de vous permettre d’éviter un burnout ou de réussir votre projet entrepreneurial, vous devez apprendre à bien gérer votre planning. L’idéal est de vous organiser au mieux pour être le plus productif possible.

Ainsi, SmallBusinessAct vous donne quelques astuces afin d’optimiser votre temps pour pouvoir réaliser vos tâches d’une façon plus efficace et plus rapide.

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1. Créer des « to do lists » ou listes de tâches

Vous êtes persuadé(e) de ne pas avoir besoin d’une liste pour vos tâches ? Vous vous dites que vous allez pouvoir vous souvenir de tout ? Tout faux !

Même si vous avez une mémoire infaillible, une liste vous aidera à mieux vous organiser. En effet, lister les choses que vous devez faire dans la journée (la semaine ou le mois) vous aide à :

• Quantifier le volume de travail que vous avez
• Organiser vos tâches selon vos priorités
• Simplifier la gestion de vos projets

Ainsi, tous les soirs, vous pourrez faire un point sur ce que vous avez accompli, en barrant les activités réalisées sur les listes.

2. Vous concentrer sur vos priorités

En relisant la longue liste des choses à faire, vous vous demandez par où commencer ? Faire des listes, c’est très bien. Mais quand vos listes se rallongent, vous avez du mal à gérer le tout. Pour vous faciliter le travail, essayez de prioriser les tâches que vous avez à faire.

En effet, une longue liste de tâches sans priorisation peut sembler impossible à surmonter. Utilisez un système de numérotation ou de lettres pour établir la priorité, ou tout simplement réorganiser vos listes afin que la priorité soit tout en haut.

3. Définir clairement vos objectifs

Après avoir établi votre liste, avec toutes ses priorisations, vous pourrez établir un planning. Et ainsi, allouez un temps précis pour chaque tâche.

En fixant des objectifs clairs et pertinents, vous saurez à quelle vitesse vous devez aller et combien de temps vous devez consacrer à chaque projet.

Afin de réussir à atteindre vos objectifs et à tenir le planning fixé, vous pouvez mettre en place un système d’auto-récompenses.

Par exemple, vous pouvez vous permettre une petite pause ou une sucrerie après avoir accompli telle ou telle tâche au moment voulu.

4. Limiter le temps non productif

Vous pourriez être étonné par le temps perdu dans des actions inutiles ou minimes. La solution ? Faire un suivi de votre temps !

Commencez par chronométrer vos tâches quotidiennes durant quelques jours. Ainsi, vous aurez une idée claire et précise sur les activités chronophages. Suite à quoi, vous aurez la possibilité d’organiser votre temps et de l’optimiser au maximum.

5. Éviter d’activer le mode multitâche

Des études scientifiques ont démontré qu’il faut plus de 15 minutes à votre cerveau pour se reconcentrer après avoir été interrompu. Alors, en essayant d’accomplir plusieurs petites tâches à la fois, vous ne faites que perdre plus de temps que prévu !

Pour être plus productif, restez concentré sur une chose et une seule, et ne passez à la prochaine tâche que lorsque la première est terminée.

6. Déléguer certaines de vos tâches

Savoir que vous pouvez déléguer certaines de vos tâches à une tierce personne ou à une autre entreprise, vous aidera à mieux gérer votre temps.

Vous devez apprendre déléguer vos tâches et à demander conseil auprès de professionnels.

Concentrez-vous sur l’essentiel ! 

La  finance et la comptabilité  font partie des fonctions qui sont de plus en plus externalisées et cette tendance s’accentue (15% des entreprises externalisent les fonctions finance et comptabilité ~ Cegos, 2011).

Il est temps d’envisager d’externaliser vos fonctions comptables et financières.

Par exemple, chez SmallBusinessAct, nous vous enlevons une épine du pied en prenant totalement en charge votre comptabilité, votre trésorerie ou encore vos déclarations réglementaires.

7. Réduire et éloigner les distractions

Les réseaux sociaux, les médias, internet…sont tout autant de distractions auxquelles vous devez faire face dans votre quotidien.

Afin de résister à la tentation, utilisez le système de récompense mentionné ci-dessus pour augmenter votre volonté. Vous pourrez même faire de ces distractions un but. Par exemple, une petite partie de jeux en ligne pour vous récompenser d’une matinée très productive.

8. Vous réserver des moments de repos

Personne ne peut être productif 100% du temps. Vous ne serez tout simplement pas capable d’être au maximum de votre forme tout le temps.

Afin de prévenir l’épuisement inévitable, vous devez vous aménager des moments pour vous reposer et récupérer.

Non seulement, par la suite, vous serez en mesure d’effectuer plus efficacement votre travail, mais vous aurez plus de recul pour trouver facilement des solutions à un éventuel problème.

9. Planifier le soir la journée du lendemain

Pour optimiser au maximum votre temps, consacrez les 10 ou 20 dernières minutes de la journée pour planifier au moins la première partie du lendemain.

Cela vous permettra de bien commencer la nouvelle journée, et surtout d’avoir les idées claires dès le matin.

Bien sûr, vous ne devez pas vous mettre de pression pour respecter votre plan tous les jours. Cela vous apportera simplement une meilleure visibilité sur vos tâches.

10. Utiliser la technologie à votre avantage

Les nouvelles technologies mettent à votre disposition un large panel d’outils pouvant vous aider à gérer au mieux votre temps.

De nos jours, il existe de nombreuses solutions logicielles pour aider les entreprises à automatiser presque toutes leurs tâches. De la facturation à la communication, tout est possible avec les IT.

Vous pouvez même penser à automatiser certaines tâches et les configurer pour qu’elles soient effectuées sans vous. Il est néanmoins important de prendre le temps de bien choisir quelle solution vous pourrez utiliser.

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