Le Mini Guide pour externaliser sa comptabilité comme un Pro

Être performant, satisfaire ses clients et livrer dans les temps a toujours été votre crédo. Cependant, gérer les tâches administratives, financières et comptables sont pour vous une véritable épreuve ? Pourquoi ne pas externaliser les fonctions finance et comptabilité ?

“78% des PME pratiquent l’externalisation!”

L’externalisation, appelée aussi outsourcing, désigne le transfert de tout ou partie d’une fonction d’une entreprise vers un partenaire externe.

Selon une étude du Cegos sur ce sujet, 78% des PME externalisent une partie de leurs fonctions (Cegos, 2011). En effet, qui n’a pas déjà fait appel à un prestataire pour un recrutement via une agences d’intérim?

La finance et la comptabilité font partie des fonctions qui sont de plus en plus externalisées et cette tendance s’accentue (15% des entreprises pratiquent l’externalisation de la comptabilité ~ Cegos, 2011).

De plus en plus d’entreprises préfèrent concentrer l’essentiel de leurs ressources sur leurs activités stratégiques, au lieu de passer du temps sur les fonctions support type comptabilité, finances, paie ou RH.

Véritable outil de gestion stratégique, l’externalisation des fonctions administratives et organisationnelles permet de se concentrer sur ses activités génératrices de revenus.

Alors pourquoi ne pas faire appel à un Expert-Comptable pour externaliser votre comptabilité et vos missions fiscales ?

Vous pouvez éprouver certaines réticences car ce sont des activités sensibles, mais les avantages vous feront vite oublier les freins à cette démarche.

Pourquoi externaliser votre comptabilité et vos services financiers ?

SBA Compta a listé pour vous 6 bonnes raisons d’envisager l’externalisation de votre comptabilité et de vos fonctions financières :

1. Un redéploiement stratégique du personnel

Dans de nombreuses PME, la fonction comptable et financière est généralement effectuée par un collaborateur qui centralise ces deux fonctions, à laquelle peut s‘ajouter la gestion de la paie et l’administration du personnel.

Ceci rend la fonction de ce collaborateur stressante, du fait d’une quantité de données comptables et financières complexes à gérer, d’éléments de paie à traiter et de tâches urgentes qui incombent au service comptable chaque mois.

L’externalisation de votre comptabilité permet à votre collaborateur de pouvoir traiter avec une grande équipe de professionnels de la comptabilité et de la finance dédiée à votre société.

Vos collaborateurs ont alors un rôle de supervision, qui implique simplement de traiter avec le fournisseur de services et de s’assurer que les tâches sont effectuées dans les délais.

En outre, l’externalisation comptable permet de libérer votre propre personnel des opérations quotidiennes de comptabilité. Ces personnes apportent une réelle valeur ajoutée à votre organisation si vous leur confiez des tâches requérant des connaissances stratégiques.

Par ailleurs, cela vous permet de réduire les charges de fonctionnement de votre société et d’améliorer vos performances.

2. Un suivi des règles comptables et des dernières lois

Pour tout entrepreneur, suivre les changements réguliers en matière de législation comptable n’est pas chose aisée.

Toutefois, pour votre prestataire spécialisé, cette mise à jour constitue une base de travail. Les Experts-comptables sont à l’affût du moindre changement légal et savent vous prévenir en temps et en heure de leur application.

En effet, un cabinet comptable est plus apte à être au courant des dernières lois entrées en vigueur, ce qui vous assure une entière sécurité vis-à-vis de vos obligations légales. Votre prestataire garde tout enregistrement comptable nécessaire pour votre historique.

Ainsi, vous êtes toujours en conformité avec les réglementations sociales, comptables et fiscales.

3. Les meilleures compétences en comptabilité

Un grand nombre de TPE-PME ne peuvent pas se permettre le recrutement d’un comptable en interne. C’est relativement coûteux en terme de temps de recrutement, formation, frais de licence de logiciel comptable.

L’externalisation comptable met fin à de telles difficultés. Vous bénéficiez des services d’un professionnel hautement qualifié, ce qui vous assure une comptabilité de qualité et sans erreurs.

Votre Expert-Comptable a la capacité de gérer des missions exceptionnelles et ponctuelles avec une connaissance accrue des particularités de votre entreprise et de votre convention.

Votre intervenant est votre interlocuteur dédié, ce qui vous permet de bénéficier d’une relation de confiance et de proximité.

4. La technologie au service de votre gestion

Comme dans tous les autres domaines, la technologie a également un impact sur la sphère comptable et financière. De nombreuses TPE-PME ne connaissent pas les logiciels les plus adaptés à leur entreprise. Certains logiciels sont par ailleurs trop chers à acheter.

Cependant, les cabinets comptables utilisent ce type de logiciels au quotidien et peuvent vous faire bénéficier de leurs fonctionnalités, sans que vous ayez besoin d’apprendre à les gérer par vous-même.

Ils utilisent la solution la plus adaptée à votre entreprise en fonction de sa taille, de son activité et de vos besoins.

L’externalisation de votre comptabilité vous permet ainsi de réaliser une diminution des investissements, des coûts de maintenance et de formation.

5. Une plus grande flexibilité

En choisissant de faire de l’outsourcing comptabilité chez une société spécialisée dans la finance et la comptabilité, vous bénéficiez d’une solution personnalisée. Un prestataire de services externe peut prendre une partie ou la totalité de votre processus financier et comptable selon vos exigences et vos besoins.

C’est un grand avantage pour les entreprises. Votre vis-à-vis est toujours à l’écoute de vos questions et peut vous proposer une solution adaptée. Vous obtenez rapidement toute information d’ordre comptable, financière et administrative.

D’autre part, l’externalisation comptable vous permet d’avoir une flexibilité accrue en cas d’accroissement ou de baisse d’activité, car votre prestataire peut s’adapter facilement à toute modification de votre stratégie d’entreprise.

Vous disposez également d’une flexibilité en terme de disponibilité de votre partenaire. Grâce à l’outsourcing comptabilité, vous avez toujours un interlocuteur accessible pour répondre à vos questions, sans les aléas liés aux absences que vous pourriez éprouver avec des collaborateurs en interne.

6. Sécurité et confidentialité de vos données

Votre prestataire de sous-traitance de la comptabilité suit des normes strictes en ce qui concerne le respect de la confidentialité de l’information client et la protection des données.

Les entreprises peuvent être assurées que leurs données comptables et financières et leurs données de compte sont manipulées et stockées en toute sécurité. L’expert-comptable est soumis à une obligation de respect du secret professionnel par l’ordonnance du 19 septembre 1945, article 21.

De plus, le professionnel de l’expertise-comptable est tenu à une obligation de confidentialité et à un devoir de discrétion prévus par le Code de Déontologie dont relève l’ensemble de la profession.

Comment bien réussir l’externalisation de votre comptabilité et gestion ?

Comme tous les entrepreneurs, votre journée est un défi.  Du développement commercial en passant par les tâches administratives, vous êtes partout à la fois pour assurer la pérennité de votre entreprise:

• Vendre vos produits et services
• Conquérir de nouveaux marchés
• Dégager de la trésorerie
• Améliorer votre compétitivité
• Recruter les meilleurs talents
• Fidéliser vos clients

Les entreprises qui utilisent des outils d’analyses améliorent leurs bénéfices de 126% par rapport à celles qui n’en utilisent pas.

Vous voilà convaincu du fait que l’externalisation des fonctions comptables et financières est un atout au développement de votre activité, maintenant vous vous posez la question du comment ?

Rien de plus simple, suivez nos conseils. L’outsourcing de votre comptabilité comporte plusieurs étapes clés :

1. Faites une analyse des processus utilisés dans votre entreprise à l’instant T

Tout d’abord, vous devez faire un diagnostic sur la tenue actuelle de votre comptabilité :

• les méthodes comptables en vigueur dans votre société (comptabilité analytique et budgétaire, délais, volume),
• listez les déclarations obligatoires et leur fréquence,
• listez les tableaux de bord utilisés et notez le temps nécessaire à leur mise à jour,
• notez le nombre de fiches de paie à éditer si c’est le cas,
• le nombre d’employés impliqués et leur coût horaire,

En bref, évaluez votre besoin le plus précisément possible.

2. Déterminez quelles tâches doivent être déléguées ou gardées en interne

Le saviez-vous?

40% des entrepreneurs passent plus de 160 heures annuelles pour répondre aux exigences de leurs obligations comptables !

Le traitement comptable exige des connaissances spécifiques et une grande rigueur. Elle est minutieuse et prend beaucoup de temps.

Considérez votre confort de vie et externalisez votre comptabilité chez un cabinet d’Expertise-Comptable qui vous conseille au-delà de la simple tenue de vos comptes.

3. Faites une analyse du coût de cette prestation de service comptabilité et comparez les gains escomptés

Il est important de bien estimer le coût réel de la réalisation des activités de comptabilité et gestion en interne :

• coûts du personnel / heure pour la tenue comptable,
• coût de licence d’un ou plusieurs logiciels spécialisés,
• réalisation de vos tableaux de gestion,
• temps passé à rédiger les documents juridiques : contrats, PV…
• déclarations réglementaires : TVA, IS, CVAE, CFE, TVS…

Cela vous donne une estimation juste de la rentabilité escomptée et vous permet de bien mesurer l’opportunité de cette collaboration d’outsourcing comptabilité: 

• chiffrez l’ensemble de vos coûts actuels, 
• le coût du prestataire, 
• et bien sûr appréciez l’économie réalisée.

4. Formalisez votre décision de sous traitance comptabilité dans une Lettre de mission

Suite à l’analyse des coûts et de la rentabilité du projet de prestation de service comptabilité, vous vous décidez de procéder à la signature de la lettre de mission avec votre partenaire. La lettre de mission formalise la collaboration entre une entreprise et un cabinet d’expert-comptable.

L’établissement d’une lettre de mission est obligatoire avant le commencement de la mission d’externalisation de sa comptabilité.

Il est important de mettre par écrit les obligations et les engagements de chaque partie, de bien penser aux délais et délimiter les interventions.

5. Déterminez la fréquence des interventions 

Pensez à déterminer avec votre Expert-Comptable les différentes interventions possibles du prestataire ainsi que son champ d’action.

6. Lancez le démarrage de la mission  de prestation de service comptabilité

La signature de la lettre de mission signifie le démarrage de la prestation de service comptabilité, vous garantit une meilleure gestion comptable et financière de votre entreprise et le début d’une collaboration fructueuse.

Les 5 conseils de votre Expert-Comptable en ligne

La sous traitance de votre comptabilité : les 5 conseils de votre Expert Comptable

1. Il est important que vous, ou l’un de vos collaborateurs faisant partie de la direction, soyez fortement impliqué dans la démarche de partenariat à toutes les étapes du projet.
2. Un responsable projet doit être nommé afin de suivre au plus près l’externalisation de votre comptabilité et gestion.
3. Attention aux coûts cachés de certaines solutions comptables : elles impliquent souvent beaucoup de saisies et de manipulations au quotidien.
4. Demandez-vous s’ils ont l’expérience d’entreprises comme la vôtre et s’ils seront en mesure de vous aider à atteindre vos objectifs.
5. Les besoins comptables d’une entreprise évoluent avec le temps. Trouvez une solution qui peut grandir avec vous!

Externalisez votre comptabilité et gagnez en sérénité

Parce que vous méritez le meilleur accompagnement, votre Expert-Comptable en ligne SBA Compta met son professionnalisme à votre service et vous propose une technologie adaptée au pilotage de votre activité.

Chez SBA Compta, vous externalisez toutes vos préoccupations financières, comptables et fiscales auprès du même partenaire.

Fini les maux de tête administratifs ! Notre expertise, notre rapidité et notre réactivité vous permettront de réduire vos coûts et d’économiser votre temps, en toute sérénité. Vous êtes enfin libéré des contraintes de gestion et vous pouvez vous concentrer sur votre business.