Facture perdue : quels risques comptables et fiscaux ?

Les factures de votre entreprise ont une valeur juridique importante ! Elles permettent de justifier d’une opération commerciale et constituent un justificatif comptable, mais également fiscal.  

La perte d’une facture de votre entreprise n’est donc pas anodine. Les impacts peuvent être d’ordre comptable, fiscal, voire financier pour vous en tant que dirigeant…  

👉 SBA Compta vous propose une synthèse des incidences et la marche à suivre en cas de perte de facture.  

La facture : un document à forte valeur juridique 

Une facture constitue un élément de preuve qui atteste qu’une opération commerciale a bien eu lieu et précise les conditions applicables à la vente : tarifs, délais de paiement, etc. Elle dispose donc d’une vraie valeur juridique.  

Elle est également un justificatif comptable qui permet d’enregistrer une opération dans vos comptes. À titre fiscal, elle vous permet notamment d’exercer vos droits en matière de TVA.  

La loi encadre strictement les mentions obligatoires qui doivent figurer sur une facture. 

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Dans le cas d’une vente entre professionnels, l’émission d’une facture est obligatoire.  

Pour la vente de marchandises ou de prestations de services aux particuliers, elle doit notamment être remise aux clients à leur demande, pour les prestations d’un montant supérieur à 25 € TTC, pour les ventes de biens à distance et dans certains cas spécifiques.  

En tant que pièce comptable et élément de preuve, vos factures doivent être conservées pendant une durée de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Cette conservation peut se faire au format papier ou électronique. En cas de contrôle fiscal, vous devez être en mesure de présenter les factures de vente ou d’achat demandées au contrôleur.  

Hervé LESCURE  Directeur Général Groupe SBA

« Le Portail SBA Compta permet à tous nos clients de conserver leurs factures dans un format informatique, en toute simplicité dans un coffre-fort entièrement sécurisé. Une fonction de recherche ultra précise et super puissante leur permet de retrouver leurs pièces comptables en quelques clics dans le Portail SBA Compta ! En plus, en cas de facture manquante, nos clients sont alertés au fil de l’eau pour s’assurer qu’aucune pièce ne soit perdue… »

Facture manquante : quelles incidences ? 

Vos factures sont un élément de preuve qui servent notamment de justificatif en cas de contrôle fiscal.  

Une facture manquante peut donc être lourde de conséquences… Particulièrement si le montant concerné est important !

Comment détecter une facture manquante ? 

En règle générale, c’est lors de la tenue de votre comptabilité que vous réalisez qu’une facture est manquante.  

En effet, la réalisation du rapprochement bancaire ou le lettrage de vos comptes permet d’identifier aisément une transaction non justifiée. Dans ce cas de figure, un paiement a bien été enregistré pour votre achat, mais la charge correspondante n’a pas été saisie, car la facture n’a jamais pu être traitée en comptabilité.  

Bon à savoir :   Plus le temps passe et plus il peut être difficile de retrouver une facture ancienne… Particulièrement lorsqu’il s’agit de petits tickets… C’est pourquoi, la tenue de votre comptabilité au fil de l’eau permet de vous alerter sur les pièces comptables qui manquent dans vos comptes.

Que faire en cas de facture manquante ? 

Lorsque vous réalisez que vous avez égaré une facture de votre entreprise, demandez au plus vite un duplicata à votre fournisseur. La mention « duplicata » devra figurer sur le document.  

Facture perdue : quelles conséquences ? 

Si vous avez perdu une des factures reçues par votre entreprise, la première conséquence est d’ordre fiscal et a un impact direct sur votre trésorerie.  

En effet, sans justificatif, vous ne pouvez pas déduire la TVA. Ainsi, si vous perdez une facture d’achat, cela revient pour votre entreprise à en supporter le coût TTC, donc à augmenter artificiellement votre résultat imposable.  

En cas de charge non identifiée, le montant payé peut être imputé sur votre compte courant d’associé et constituer une dette que vous aurez, en tant que dirigeant, vis-à-vis de votre entreprise. Attention, votre compte courant d’associé ne doit pas devenir débiteur. 

Par mesure de tolérance, l’administration peut parfois accepter que certains achats de faible valeur dont la facture aurait été perdue soient passés en charge pour leur montant TTC. L’imputation en charge nécessite alors que vous communiquiez la nature de l’achat à votre comptable afin de l’affecter dans le bon compte.  

Enfin, le risque peut également être d’ordre social puisque les dépenses concernées peuvent être requalifiées en rémunération, donc soumises à cotisations sociales.  

Le conseil SBA Compta 

Le passage à la facture électronique devrait permettre de réduire significativement les pertes de facture ainsi que les risques associés.  

D’ici là, il est primordial d’opter pour un outil de gestion comptable et financière qui vous permette d’identifier rapidement vos factures perdues et vous alerte sur vos pièces manquantes comme le Portail SBA Compta.  

SBA Compta vous propose également des connecteurs pour vous permettre de récupérer automatiquement vos factures fournisseurs et de les traduire en comptabilité.  

Afin de limiter les risques de perte de document comptable, l’application SBA Compta vous permet de prendre vos factures et tickets en photo directement depuis votre smartphone ! Notre application répond à toutes les exigences de l’administration fiscale en matière de conservation dématérialisée ; vous pouvez donc jeter chaque facture papier que vous avez déposé sur le Portail SBA Compta. N’hésitez pas à nous interroger.  

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