Pourquoi faire un tableau de bord d’entreprise ?
Un tableau de bord d’entreprise, c’est l’affichage graphique des indicateurs essentiel au pilotage de votre entreprise.
S’il est bien conçu, c’est un outil que vous pouvez consulter à tout moment, sans avoir besoin d’établir des rapports ou faire des calculs.
Et parce qu’il est présenté sous forme de graphiques plutôt que de chiffres, vous pouvez rapidement le comprendre sans avoir à parcourir de nombreux tableurs.
Concevoir un bon tableau de bord est particulièrement important pour les entreprises en croissance.
Créer un tableau de bord facile à lire vous aide à garder un œil sur plusieurs indicateurs à la fois, ce qui vous permet d’être plus concentré, et donc plus efficace, sur le pilotage de votre entreprise.
Comment concevoir un tableau de bord de qualité ?
Concevoir un tableau de bord efficace favorise l’action et optimise vos prises de décision.
Avant de passer à l’étape de la conception de tableau de bord, vous commencez par définir des objectifs clairs et déterminez l’utilisateur de chaque donnée.
Prenez le temps de réfléchir à :
- Quelles décisions l’utilisateur final prendra sur la base des données récoltées.
- Leur degré de familiarité avec les données ou les indicateurs financiers (KPI).
- Combien de données ont-ils déjà.
1. Définissez la cible de votre tableau de bord
La conception d’un tableau de bord doit être axée sur votre utilisateur final.
Commencez par déterminer :
- qui utilisera votre tableau de bord,
- et comment il l’utilisera.
Même si vous créez ce tableau de bord pour votre propre usage, les réponses aux questions suivantes vous donneront les bases nécessaires pour le rendre vraiment utile :
- Qui essayez-vous d’aider?
- Que font-ils quotidiennement?
- Quels sont leurs objectifs?
- Quels indicateurs de performance clés, s’ils sont mesurés, les aideront à atteindre leurs objectifs?
2. Identifiez vos indicateurs clés
Posez-vous la question : « Quel est le problème que j’essaie de résoudre ? »
Le type de tableau de bord que vous créez dépend des métriques et des KPI que vous devez suivre.
En identifiant ces paramètres avant de faire un tableau de bord, vous comprendrez ce que vous essayez d’accomplir. Ainsi, vous aurez une feuille de route claire pour construire votre tableau de bord.
Il existe plusieurs types d’indicateurs :
- Les indicateurs financiers
- Les indicateurs d’activité
- Les indicateurs de résultats
- Les indicateurs de productivité
- Etc.
En sélectionnant vos KPI, veillez à ce qu’ils soient alignés avec la stratégie de votre entreprise.
3. Définissez le contexte du tableau de bord
Pour choisir correctement les indicateurs que vous allez inclure lors de la conception du tableau de bord, vous demandez-vous :
- qui va les utiliser?
- qui va les déterminer?
- et qui va en assurer le suivi?
4. Choisissez une périodicité
Pour créer un tableau de bord, il faut choisir une périodicité. La périodicité de l’indicateur peut être journalière, hebdomadaire, mensuelle, etc.
Le principal facteur déterminant pour le choix de cette périodicité est la perception des changements. Il est inutile suivre quotidiennement un indicateur dont la mesure change mensuellement, ou bien sur lequel on ne peut statuer et agir qu’après une période de plusieurs mois.
5. Calculez les écarts
Une fois les indicateurs définis, déterminez comment les mesurer puis regroupez-les dans un tableau. Généralement, les données sont regroupées selon :
- L’historique (c’est à dire les chiffres réalisés lors des exercices précédents),
- Les chiffres prévisionnels (objectifs définis pour une période considérée par les responsables et validés par la direction),
- Les réalisations (les performances réelles obtenues à l’issue de la période considérée),
- Les écarts par rapport à l’historique et par rapport aux prévisions.
Le calcul des écarts est important car, à titre d’exemple :
- Pouvoir comparer à tout moment ses flux financiers réels et ses flux prévisionnels, c’est être en mesure de comprendre les disponibilités et les besoins de son entreprise.
- Pouvoir analyser si les éventuelles difficultés de paiement de l’entreprise sont conjoncturelles ou structurelles, c’est être capable de mener les actions qui s’imposent.
6. Choisissez des indicateurs qui permettent l’action immédiate
Concevoir un tableau de bord efficace dépend de l’état actuel des indicateurs clés de l’utilisateur final.
Un tableau de bord efficace est conçu pour susciter une réaction de l’utilisateur, qu’il s’agisse de l’amener à tirer la sonnette d’alarme pour obtenir une réponse ou pour traiter le problème lors de la prochaine réunion des administrateurs.
7. Choisissez une solution technique
Enfin, avant de finaliser la création d’un tableau de bord, il faut choisir la forme qu’il va prendre : tableau, graphique, ratio ou autre.
Le support est également décisif, dans la mesure où il va déterminer la facilité avec laquelle vous pourrez mettre à jour les données sources de votre tableau de bord :
- tableur Excel,
- service spécialisé SaaS sur internet,
- outil de reporting intégré dans votre suite BI,
- application réalisée grâce à une collection Bootstrap ou autre support.
Lorsque vous choisirez le support technique pour faire votre tableau de bord, pensez à privilégier :
- la simplicité de l’outil,
- le confort,
- la convivialité.
Cet outil sera alimenté en données (généralement soit en important un fichier Excel soit en effectuant un lien entre les bases de données) par :
- un logiciel de comptabilité,
- un ERP,
- un CRM,
- un fichier Excel,
- une base de données,
- un logiciel de gestion comptable,
- une datawarehouse,
- ou par plusieurs sources en même temps !
Enfin, choisissez de quelle manière le tableau de bord va être distribué et présenté à ses destinataires (envoyé par email, copié dans un répertoire dédié ou distribué sous format papier).
4 types tableaux de bords vraiment utiles aux dirigeants d’entreprises
Il est possible de ne pas se limiter à un seul tableau de bord. Vous pouvez et vous devez créer plusieurs tableaux de bord à des fins différentes.
Un tableau de bord exécutif, pour la direction
Les dirigeants d’entreprises ont besoin que l’information sur leur entreprise soit :
- accessible,
- facile à comprendre,
- et exacte.
L’objectif de concevoir un tableau de bord exécutif est de donner aux entrepreneurs une vue d’ensemble sur la performance de leur entreprise dans tous les projets.
Il permet de répondre à des interrogations comme :
- Quelle est la progression des bénéfices du mois ?
- Qui a le plus vendu ?
- Qui travaille sur quoi ?
- L’équipe est-elle pleinement impliquée ?
- Quels sont les résultats prévus vs. les résultats réels ?
- Qui est dans la liste des débiteurs ?
Un tableau de bord financier
Un indicateur financier est une valeur quantifiable qui indique si une entreprise génère des revenus et des profits.
Chaque entrepreneur est soucieux de sa performance financière. Bien qu’un expert comptable s’occupe sans doute de toutes vos dépenses, revenus et budgets, vous devez également avoir une visibilité sur les plus importants indicateurs financiers de votre entreprise.
Le moyen le plus rapide et le plus efficace de suivre les performances financières de votre entreprise est de mettre en place un tableau de bord avec les indicateurs de performance clés qui traduisent sa “santé” financière.
Un tableau de bord commercial
Faire un tableau de bord commercial vous offre un aperçu immédiat des performances de vente de votre équipe. Ainsi, vous pouvez aider votre entreprise à atteindre ses objectifs de rentabilité.
Le tableau de bord des ventes convertissent les données en éléments d’information facilement exploitables, vous donnant un aperçu instantané sur les chiffres de votre entreprise.
Créer un tableau de bord commercial vous permet de répondre à des questions comme:
- Quels est le nombre de nouveaux prospects ce mois-ci ?
- Quel est le taux moyen de conversions ?
- Quelles sont les prévisions de ventes de telle ou telle période ?
- Quelle est l’évolution des ventes d’un mois sur l’autre ?
- Quels sont les progrès par rapport au mois dernier ?
Un tableau de bord marketing
Concevoir un tableau de bord marketing vous permet de suivre vos indicateurs marketing sur une base quotidienne, hebdomadaire et mensuelle. Cela doit aider votre équipe marketing à améliorer immédiatement les performances en cas de problème.
Créer un tableau de bord marketing vous aide à répondre à la question « quelles sont les performances de mon entreprise ? » sur les aspects suivants :
- trafic web,
- nombre de prospects,
- taux de conversions,
- entonnoir de vente,
- sources de trafic,
- etc.
Quand mettre en place un Tableau de bord?
Parce qu’il a une visibilité optimale sur son activité, l’entrepreneur qui connaît bien ses flux opérationnels est apte à prendre des décisions éclairées. Et surtout, il peut passer plus de temps sur les activités qui génèrent du chiffre d’affaires.
Commencez donc à utiliser vos indicateurs de performances dès les démarrages de votre activité.
Ce sont des outils très efficaces pour mesurer le progrès de votre entreprise vers vos objectifs et vos stratégies.
Pensez à créer un tableau de bord clair et synthétique et les y rassembler. Cela vous permettra de :
- prendre vos décisions en étant suffisamment informé,
- rassurer vos banquiers et investisseurs (c’est un outil de communication efficace).
Les bonnes pratiques pour construire son tableau de bord
On trouve encore trop souvent des tableaux de bord inadaptés aux besoins des entreprises et par conséquent, pas très efficaces.
Lorsque vous décidez de concevoir un tableau de bord, vous devez veiller à ce qu’il soit :
- simple à utiliser,
- adapté aux besoins des destinataires,
- et pertinent.
Limiter le nombre d’indicateurs suivis et se focaliser sur l’essentiel
S’il est noyé dans une masse de données, un tableau de bord peut vite devenir illisible. De préférence il doit se limiter à une page et aller droit à l’essentiel.
Veiller à la traçabilité des données fournies par le tableau de bord
Les données du tableau de bord doivent être vérifiables et on doit pouvoir remonter à leurs sources.
Hiérarchiser les indicateurs de performance
Les métriques n’ont pas tous la même importance mais ils « déversent » tous dans un ou plusieurs indicateurs principaux (le chiffre d’affaires par exemple). Il faut donc les hiérarchiser par ordre d’importance.
A titre d’exemple, le délai de traitement des réclamations fait partie d’un indicateur qui mesure la qualité de vos prestations. C’est ce dernier qui détermine la justesse de la politique des prix pratiqués (par rapport à la concurrence) qui va conditionner les ventes de l’entreprise et par conséquent son chiffre d’affaires.
Veiller à ce que les futurs utilisateurs du tableau de bord participent activement à sa conception
Et proposent des solutions et des KPI adaptés à leurs besoins. En effet, leur participation permet d’assurer leur acceptation du tableau de bord final et de réduire le risque de faire des mauvais choix lors de sa conception (indicateurs non pertinents, excès d’informations, etc.)
Ne pas imposer vos vues sur les autres
Le tableau de bord doit venir des utilisateurs afin qu’il puisse être approprié par eux, ils doivent donc être impliqués activement dans le processus
Pour conclure, concevoir un bon tableau de bord est étroitement lié aux objectifs que vous vous êtes fixés et aux indicateurs de performance que vous avez mis en place. Votre tableau de bord doit vous permettre un pilotage d’entreprise efficace, et une réaction en temps et en heure pour « rectifier le tir » si nécessaire.
