En tant qu’employeur, vous avez l’obligation de participer aux frais de transport en commun engagés par vos salariés pour leurs trajets entre domicile et lieu de travail.
Qui est concerné par cette obligation ? Quel est le montant de la prise en charge des frais de transport ?
Frais de transport : employeurs et salariés concernés
Tous les employeurs, quels que soient leur effectif ou leur activité, sont concernés par la prise en charge des frais de transport publics supportés par leurs salariés pour leurs trajets domicile-lieu de travail.
De même, la prise en charge des frais de transport concerne tous les salariés, quelle que soit la durée de leur temps de travail.
Ainsi, les salariés à mi-temps bénéficient d’une prise en charge des frais de transport dans les mêmes conditions que les salariés à temps complet. Si leur amplitude horaire est inférieure à un mi-temps, la prise en charge des frais de transport est calculée au prorata du nombre d’heures travaillées par rapport à un mi-temps.
Titres de transport concernés
La prise en charge des frais de transport par l’employeur concerne les titres et cartes d’abonnements aux services de transport public souscrits par les salariés de l’entreprise pour leurs trajets entre leur domicile et leur lieu de travail.
Les cartes d’abonnement prises en charge peuvent être hebdomadaires, mensuelles ou annuelles. En revanche, les titres de transport à l’unité ne sont pas remboursés.
La participation de l’employeur dans les frais de transport s’étend à tous les abonnements nécessaires pour accomplir l’intégralité de ce trajet. Elle peut donc concerner plusieurs abonnements. C’est le cas, par exemple, si un salarié combine un abonnement au train et au bus.
Les services publics de location de vélos, tels que les Vélib’ parisiens, sont également concernés.
Montant de la prise en charge des frais de transport des salariés
La participation de l’employeur dans les frais de transport correspond à 50 % du coût des abonnements.
Elle s’effectue sur la base d’un tarif de 2nde classe et pour le trajet le plus court entre le domicile et le lieu de travail.
Elle est exclue de l’assiette de calcul des cotisations sociales, de la CSG et de la CRDS.
Son montant doit figurer sur les bulletins de paie des salariés.
Modalités de remboursement des frais de transport par l’employeur
Le remboursement des frais de transport en commun engagés par les salariés doit être effectué dans les meilleurs délais et au plus tard à la fin du mois qui suit la validité du titre de transport.
Lorsque l’abonnement est souscrit à l’année, la prise en charge des frais de transport par l’employeur peut être lissée mensuellement.
Enfin, les salariés doivent présenter leurs titres de transport afin de pouvoir prétendre à un remboursement des frais de transport.
Prise en charge des frais de transport par l’employeur – Le conseil de SBA Compta
La prise en charge des frais de transport en commun de vos salariés est une obligation légale.
Vous pouvez également, si vous le souhaitez, opter pour des solutions de prise en charge complémentaires. En particulier, vous pouvez choisir de couvrir certains frais engagés par vos salariés lorsqu’ils utilisent des moyens de transports personnels pour se rendre sur leur lieu de travail : indemnités kilométriques, forfait mobilité durable, etc.
Par ailleurs, vous pouvez bénéficier d’avantages fiscaux si vous choisissez de promouvoir des solutions de mobilité durable auprès de vos salariés.
Les experts en droit social SBA Compta vous accompagnent dans le respect de vos obligations légales et sécurisent la gestion sociale de votre entreprise. N’hésitez pas à nous interroger.
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