En tant que gérant de restaurant, l’élaboration des menus et l’expérience de votre clientèle sont souvent au centre de vos préoccupations. Cependant, un autre aspect crucial de la gestion de votre affaire ne doit pas être négligé : la gestion et le contrôle des stocks.
La manière dont vous gérez les stocks et la politique d’achat de votre restaurant peuvent influencer de manière significative la rentabilité de votre établissement. Une gestion inefficace de votre inventaire peut provoquer non seulement un gaspillage alimentaire, mais également des pertes financières, ce qui peut être dévastateur pour toute entreprise opérant dans l’industrie de la restauration.
De plus, avec l’augmentation des prix des matières premières comme l’huile de friture (+ 400 %), l’huile d’olive, la mayonnaise et la Moutarde (+ 300 %), les olives et les vinaigres (+ 200 %), et le beurre (+ 100 %), il est nécessaire de surveiller vos dépenses.
Bien gérer les stocks et la chaîne d’approvisionnement de votre restaurant est essentiel pour optimiser vos coûts et vos marges. Mais qu’est ce qu’une gestion efficace des stocks d’un restaurant ? Quels en sont les avantages ? Et quelles sont les bonnes pratiques à connaître ?
SBA Compta, le partenaire de la rentabilité de votre restaurant, vous dévoile une série de réponses dans cet article.
Qu’est-ce que la gestion des stocks dans un restaurant ?
La gestion des stocks d’un restaurant est le processus qui consiste à suivre, contrôler et optimiser les stocks d’ingrédients, de fournitures, ainsi que les achats au sein d’un restaurant.
La gestion des stocks d’un restaurant va au-delà du simple décompte des stocks. Il s’agit de surveiller les niveaux de stock, de gérer les achats et de garantir la disponibilité des articles nécessaires au fonctionnement du restaurant.
La complexité de la gestion des stocks d’un restaurant dépend de la taille de l’entreprise. Au fur et à mesure que le restaurant se développe, la gestion des stocks devient de plus en plus difficile et essentielle pour le succès continu de l’établissement.
Pourquoi les restaurants doivent-ils se pencher sur la gestion et le contrôle des stocks ?
La gestion des stocks d’un restaurant présente de nombreux avantages. En voici 10 :
1. Moins de gaspillage alimentaire
La gestion des stocks d’un restaurant permet de réduire le gaspillage alimentaire de plusieurs façons.
Tout d’abord, vous pouvez adapter vos commandes en fonction des niveaux de stock et en comprenant ce qui se vend bien et ce qui s’écoule plus difficilement. Cela signifie que vous êtes moins susceptible de commander des produits périssables en trop grande quantité, qui risquent d’être gâchés.
De plus, en prenant connaissance de vos dates de péremption et en appliquant les procédures FIFO (First In First Out – qui se traduit en français par « PEPS : premier entré, premier sorti »), vous pouvez vous assurer que les articles les plus anciens sont utilisés avant d’atteindre leur date de péremption. Cela réduit également le risque de gaspillage alimentaire.
2. Meilleure gestion des fournisseurs
Une gestion efficace des stocks d’un restaurant permet également de mieux gérer les relations avec vos fournisseurs. En effet, vous saurez clairement quels sont vos niveaux de stock et ce que vous devez commander à chaque fournisseur.
Vous pouvez utiliser ces informations pour négocier de meilleures conditions avec vos fournisseurs, telles que des remises pour les commandes en gros ou les paiements anticipés. De plus, en suivant vos niveaux de stock, vous éviterez les ruptures de stock de certains articles, qui peuvent entraîner des dysfonctionnements dans le service de votre restaurant.
3. Optimisation de votre niveau de réapprovisionnement
La gestion des stocks dans votre restaurant vous aidera à trouver votre niveau de réapprovisionnement automatique, c’est-à-dire le niveau de stock optimal d’un article donné que vous devriez avoir dans votre restaurant à tout moment.
Le contrôle efficace de vos niveaux de stocks vous permet de prévoir exactement ce dont votre restaurant a besoin pour répondre à la demande, et ainsi optimiser vos commandes afin de ne pas en commander trop et de réduire ainsi le gaspillage.
4. Satisfaction accrue de vos clients
Une gestion efficace des stocks se traduit par une meilleure expérience gastronomique pour vos clients.
En suivant vos stocks, vous pouvez vous assurer que vous avez toujours les ingrédients nécessaires pour préparer les plats préférés de vos clients et maintenir la qualité et l’homogénéité des produits proposés dans la carte de votre restaurant. Cela se traduit par une plus grande fidélité et satisfaction de vos clients.
5. Augmentation de vos bénéfices
Comme mentionné plus haut, la gestion efficace de vos stocks de restaurant vous permet d’éviter les gaspillages et les pertes coûteuses. En vous assurant d’avoir toujours la bonne combinaison de stocks, vous pouvez éviter de surstocker des articles qui risquent de se détériorer avant d’être vendus. Cela contribue à améliorer votre résultat net.
De plus, votre capacité à répondre aux demandes de vos clients et à honorer rapidement leurs commandes vous permet de servir plus de clients et d’écouler plus de stocks, ce qui se traduit par une augmentation du chiffre d’affaires de votre restaurant.
6. Économies significatives
Le coût des matières premières représente 34,2 % du chiffre d’affaires des restaurateurs (Source : KPMG, Gira et l’Addition – Chiffres de 2022)
Ces chiffres peuvent augmenter lorsque la nourriture est perdue ou détériorée et qu’elle doit être commandée à nouveau. C’est pourquoi il est essentiel de réduire le coût des matières premières qui sont la composante la plus importante des charges d’un restaurant.
Grâce à un système efficace de gestion de stock, vous pouvez obtenir des mises à jour en temps réel sur le niveau d’approvisionnement de votre établissement. Ainsi :
- vous réduisez le gaspillage,
- vous ne dépensez de l’argent que pour ce dont vous avez besoin,
- vous optimisez votre résultat.
7. Respect de la conformité et de la sécurité alimentaire
La gestion efficace de vos stocks de restaurant vous permet de respecter les réglementations et normes relatives à la sécurité alimentaire, d’éviter les amendes coûteuses et les problèmes juridiques.
En surveillant vos niveaux de stock et la durée de conservation de vos aliments périssables, vous vous assurez également d’offrir à vos clients des produits sûrs et de haute qualité.
Bon à savoir
Tout client désirant se rendre dans un restaurant, peut consulter l’application Alim’confiance, qui recense les contrôles de la DGCCRF et évalue l’hygiène des restaurants, abattoirs, supermarchés et cantines.
8.Flux de trésorerie optimisé
Le suivi des stocks permet aux restaurants de disposer de la quantité adéquate de marchandises et d’ingrédients pour répondre à la demande des clients, sans trop en accumuler.
Éviter d’immobiliser des capitaux dans des stocks excédentaires ou de faire face à des pénuries qui nécessitent des commandes urgentes à des prix plus élevés, permet d’optimiser votre trésorerie.
9. Décisions éclairées
Un bon système de gestion des stocks de restaurant vous fournira des données précises en temps réel sur vos niveaux de stock. Ces données vous aident à prévoir les tendances, à optimiser le menu et à prendre d’autres décisions stratégiques.
En suivant vos niveaux de stock en temps réel, vous pouvez toujours savoir exactement ce qui doit être commandé et quand. Cela permet de réduire le gaspillage et de s’assurer que vous disposez des articles souhaités par vos clients.
10. Rester organisé et maître de la situation
Un système efficace de gestion des stocks de restaurant vous aidera à suivre vos stocks afin de rester organisé et garder le contrôle de votre entreprise. Cela se traduit par un fonctionnement plus efficace et moins de stress pour vous et votre personnel de cuisine ou de salle.
Lorsque tout est suivi correctement, il est plus facile de trouver ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin et d’éviter les stocks en double. Vous gagnez ainsi du temps et vous vous épargnez des tracas à long terme, ce qui est essentiel pour tout chef d’entreprise débordé.
Les 7 meilleures pratiques en matière de gestion des stocks des restaurants
1. Organiser votre salle de stockage
L’un des moyens les plus simples et les moins coûteux pour les restaurateurs de faciliter le suivi de leurs stocks consiste simplement à organiser leurs réserves. En organisant vos étagères de manière rationnelle, il sera plus aisé d’identifier des denrées manquantes, celle en surnombre et celles qui doivent être réapprovisionnées.
Voici quelques conseils pour organiser votre réserve, votre garde-manger et votre congélateur tout au long de l’année :
- Regroupez les articles par catégories (produits secs, aliments congelés, aliments réfrigérés, fournitures, uniformes…).
- Apposez des étiquettes sur les étagères pour aider votre personnel à trouver rapidement les articles.
- Identifiez les articles les plus utilisés et conservez-les au même endroit, facilement accessible.
2. Mettre en œuvre la méthode FIFO
FIFO est l’abréviation de First-In, First-Out (premier entré, premier sorti). Il s’agit d’une technique de stockage simple et efficace qui veille à ce que les produits dont la durée de conservation est la plus courte soient utilisés en premier, ce qui réduit les risques de détérioration et de gaspillage.
Un étiquetage, un rangement et un suivi des stocks adéquats peuvent contribuer à garantir la bonne application de la technique FIFO.
3. Tenir une fiche d’inventaire régulière
La tenue d’une fiche d’inventaire est un moyen tout aussi facile et peu coûteux de suivre l’évolution de vos stocks de restaurant. Il est préférable que vous travailliez selon un calendrier régulier afin de prendre des mesures d’inventaire cohérentes et précises. Si vous manquez de régularité, vous obtiendrez des données disparates qui ne vous aideront pas à connaître vos coûts de production, le taux de rotation des stocks, le niveau de vos stocks, la quantité utilisée ou la volatilité.
La tenue d’une fiche d’inventaire et la réalisation d’un inventaire quotidien, hebdomadaire ou mensuel vous permettront de tenir un registre physique de vos stocks. Bien que ce système soit plus précis que la simple évaluation visuelle de votre stock, il est également sujet à l’erreur humaine.
4. Investir dans un logiciel de gestion des stocks de qualité
Le logiciel de gestion des stocks est un outil qui aide les entreprises de restauration à suivre leurs niveaux de stock, leurs commandes et leurs ventes. Il permet de connaître les tendances et d’optimiser le volume des commandes afin de réduire le gaspillage et d’économiser de l’argent.
Ces programmes offrent de nombreuses fonctionnalités différentes, mais ils ont tous le même objectif : aider les restaurants à fonctionner de manière plus efficace.
Un bon logiciel de gestion de stocks de restaurant devrait vous permettre de :
- Suivre vos niveaux de stock et les données relatives à vos ventes
- Générer des rapports sur les tendances et les niveaux de stock
- Définir des alertes de rappel lorsque les niveaux de stock sont bas
- Créer et gérer des commandes
- Suivre les informations relatives aux fournisseurs
5. Former vos employés
Une formation adéquate de vos employés sur les procédures de gestion des stocks et les outils de suivi des stocks permet de s’assurer qu’ils suivent les procédures appropriées et connaissent la politique du restaurant en matière de gestion de stocks.
Les employés doivent être formés à la réception, au stockage et au suivi des stocks, ainsi qu’à la manière de repérer les écarts et de les signaler à la direction.
6. Prévoir des provisions supplémentaires
Pour les ingrédients que votre restaurant utilise fréquemment, il peut être judicieux de conserver un stock « au cas où ».
Par exemple, si vous êtes un restaurant de hamburgers, il peut être judicieux de conserver un stock supplémentaire de frites pour faire face à un afflux inattendu de clients. Veillez simplement à contrôler la fraîcheur de vos stocks supplémentaires et à les remplacer si nécessaire.
Pour éviter le gaspillage, pensez à utiliser les stocks supplémentaires non utilisés pour les repas du personnel.
7. Offrir des primes pour la réduction du gaspillage
Encouragez la réduction du gaspillage et le bon écoulement des stocks dans votre restaurant en offrant des primes à l’ensemble de votre personnel en fonction de leur contribution à la réduction des déchets d’une période à l’autre.
FOIRE AUX QUESTIONS
Qu’entend-on par « stock » dans un service de restauration ?
Voici quelques exemples de stocks dans une entreprise de restauration :
- Aliments frais (fruits, légumes, viandes, poissons, crustacés et volailles)
- Produits secs (les pâtes, les haricots et le riz)
- Epices, herbes et autres garnitures
- Alcools et boissons
- Linge, ustensiles et vaisselle de service
- Uniformes et accessoires de travail (gants, tabliers, chemises..)
Qui est responsable de l’inventaire du restaurant ?
Selon la taille et la structure du restaurant, plusieurs personnes peuvent être responsables de l’inventaire du restaurant. Le propriétaire ou le gérant supervise l’ensemble des opérations et peut déléguer certaines responsabilités à d’autres membres du personnel.
Le chef cuisinier est généralement responsable des commandes de nourriture et de la gestion des stocks dans la cuisine. Parallèlement, le personnel de salle peut être chargé de suivre les stocks dans la salle à manger. En fin de compte, c’est au propriétaire ou au gérant qu’il incombe de veiller à ce que tous les stocks soient correctement gérés et comptabilisés.
Quels sont les indicateurs clés de performance (KPI) de la gestion des stocks des restaurants ?
Il existe plusieurs indicateurs clés de performance (KPI) que vous devriez analyser afin de déterminer le succès de votre stratégie de gestion des stocks En voici quelques-uns:
Stock moyen
La référence habituelle est la période mensuelle (incluant les bases multi-mensuelles : stock moyen trimestriel, semestriel, etc.). Mais peut se calculer aussi sur l’année (fiscale, commerciale ou civile).
Comment le calculer?
Stock moyen = (Stock initial + stock final) ÷ 2
Taux de rotation des stocks (ou Turnover)
Il correspond au nombre de fois où le stock est écoulé et renouvelé au cours d’une période donnée.
Comment le calculer?
Taux de rotation des stocks = Chiffres d’affaires ÷ stock moyen
Durée moyenne de stockage
Elle indique la durée pendant laquelle les stocks de nourriture, de boisson, et les autres stocks sont gardés en inventaire. La durée moyenne idéale n’existe pas, mais il est préférable qu’elle soit plutôt courte.
Comment la calculer?
Durée moyenne de stockage = Nombre de jours que comprend la période de référence ÷ taux de rotation des stocks
⇒ Si la période de référence est un an, la formule est : 365 jours ÷ taux de rotation des stocks.
⇒ Si la période de référence est un mois, la formule est alors : 30 jours ÷ taux de rotation des stocks.
Temps d’écoulement des stocks
Il vous permet d’analyser l’efficacité des marchandises que vous achetez auprès des fabricants ou des fournisseurs et de déterminer la vitesse à laquelle se vendent les produits de certains fournisseurs.
Comment le calculer?
Temps d’écoulement des stocks = (Stock moyen÷ chiffre d’affaires) x 365
Ratio de coulage (RC)
Il s’applique aussi bien à la nourriture et aux boissons qu’au matériel (vaisselles, mobilier). Ce ratio concerne uniquement les matières non périssables. Il mesure l’impact de ces pertes/vols sur l’activité du restaurant et doit être inférieur à 2 %.
Comment le calculer?
Ratio de coulage = Montant de la perte (Perte, casse ou vol) ÷ chiffre d’affaires
Couverture des stocks
Permet de mesurer le nombre de jours de consommation pris en charge par le stock actuel.
Comment la calculer?
Couverture de stock = stock / consommation moyenne
Ratio de consommation de matières premières
Ce ratio doit être suivi régulièrement pour vous assurer de maîtriser vos coûts. Il doit être inférieur à 30 % car les matières premières sont un des premiers postes de dépenses dans un restaurant (souvent autour de 30 % des charges).
Comment le calculer?
Ratio de consommation de matières premières = (Achats de matières premières + la variation de stock de matières premières) ÷ Chiffre d’affaires.
Comment choisir le bon système de gestion des stocks d’un restaurant ?
Le choix du bon système de gestion des stocks d’un restaurant est crucial pour l’efficacité des opérations et la maîtrise des coûts. Commencez par :
- Identifier vos besoins et objectifs spécifiques en matière de gestion des stocks.
- Déterminer les caractéristiques et fonctions essentielles à la gestion des stocks de votre restaurant.
- Rechercher les options de personnalisation pour répondre à vos besoins spécifiques.
- Tenir compte de l’évolutivité de votre business et de l’intégration à d’autres logiciels de restauration que vous utilisez tels que les systèmes de point de vente, les logiciels de comptabilité ou les plateformes de commande en ligne.
- Évaluer la convivialité et l’intuitivité de l’interface.
- Examiner les capacités de reporting complet et en temps réel.
- Vérifier la réactivité de l’assistance à la clientèle et la formation au cours de la mise en œuvre et des opérations quotidiennes.
En conclusion, une gestion efficace des stocks est essentielle au succès de votre restaurant, quelle que soit sa taille. En gérant d’une façon optimale vos niveaux de stocks, vous réduisez le gaspillage, améliorez l’efficacité de votre personnel et maintenez la qualité de vos services.
En tant que restaurateur, vous pouvez optimiser vos niveaux de stocks en procédant à des audits réguliers, en fixant des niveaux paritaires, en appliquant la technique FIFO et en utilisant la technologie. En mettant en œuvre les meilleures pratiques, vous pouvez rationaliser vos processus de gestion des stocks et améliorer vos résultats.
