Cela peut paraître évident mais plusieurs impayés peuvent mettre en péril le développement de votre activité. Il est donc nécessaire de tout mettre en œuvre pour éviter ce genre de situation.
Dans la suite de cet article, on vous présente une liste des bonnes pratiques à suivre à chaque étape de votre prestation pour éviter le recouvrement.
Prospecter des clients fiables
Afin d’avoir des bons payeurs comme clients, il faut faire attention à qui on prospecte. En effet, l’étape de prospection vous donne déjà plusieurs signes sur la fiabilité du potentiel client. Il faut donc utiliser cette étape pour déceler les potentiels mauvais payeurs.
Afin de déterminer si les prospects que vous contactez sont fiables, voici trois questions que vous pouvez vous poser :
- Quelle est la e-réputation de mon prospect ? Pour cela, rendez vous sur Google, LinkedIn et consultez les avis disponibles. A vous également de vous faire une idée du caractère sérieux ou non de vos clients, un site internet professionnel, clair et bien structuré est souvent gage de confiance. Vous pourrez ainsi analyser ce que pensent d’anciens partenaires commerciaux et faire votre choix sur une possible collaboration, ou non.
- Mon prospect et ses collaborateurs ont-ils un discours fiable et sérieux autour de leur activité ? Soyez vigilants aux questions posées par votre client lors de votre premier échange, à son attitude et à son projet.
- Mon prospect répond-il rapidement et convenablement à mes questions ? Si vous sentez votre client impliqué, expert dans son domaine, cela vous donnera confiance. En revanche, dans le cas contraire, cela pourrait vous repousser.
Établir une bonne relation avec son client
Dès le départ, vous devez établir une bonne relation avec votre client. Pour cela, soyez facilement joignable, répondez-lui régulièrement. Il est nécessaire que votre relation soit transparente et fluide.
Plus vous entretenez une bonne relation avec vos clients, plus il leur sera compliqué de ne pas vous régler vos factures. En plus de cela, entretenir de bonnes relations avec la clientèle permet de fidéliser le client et d’envisager de plus longues collaborations.
Établir des conditions de paiement lors de la facturation
En vous montrant précis et ferme sur les conditions de règlement, vous réduisez immédiatement les risques de retard de paiement.
S’assurer que les termes de paiement soient clairs
Si les termes présents dans votre facture ou dans votre contrat ne sont pas assez clairs, vous vous exposez à des risques de retard de paiement. Il est essentiel de déterminer, en amont, un délai de paiement ainsi qu’une date limite de règlement.
Pour être sûr que vous êtes aligné avec votre client, demandez-lui s’il a bien compris l’engagement qu’il prenait en signant son contrat. Si ce n’est pas le cas, soyez plus clair et prenez le temps de lui expliquer.
Mettre en place des pénalités de retard de paiement
Dans le cas où votre client ne respecte pas les conditions de règlement fixées en amont, vous pouvez lui appliquer une pénalité de retard. Dans ce cas, il est nécessaire d’inscrire sur votre facture mais également sur vos conditions générales de vente, le montant possible des pénalités de retard et le délai accordé.
Encouragez les paiements en avance
Facturer des pénalités de retard peut vous mettre mal à l’aise. Dans ce cas, changez votre manière de faire et permettez la possibilité du paiement anticipé. Cela permet à vos clients d’économiser de l’argent (les pénalités de retard) et les pousse à vous régler très rapidement. L’impact sur les retards de paiement est quantifiable et très positif.
Processer la facturation
Pour s’assurer un paiement en temps et en heure, il est nécessaire de préciser la facturation et de procéder en plusieurs étapes. Découvrez toutes les bonnes étapes à mettre en place pour être payé.
Facturer le plus tôt possible
Pour éviter un retard ou un oubli de paiement, il est nécessaire de facturer rapidement après la prestation ou la vente d’un produit. En effet, si vous facturez trop tard, le client peut déjà être passé à autre chose et la prestation ou la vente peut paraître lointaine.
Pour facturer rapidement, il peut être intéressant d’utiliser un logiciel de facturation qui vous permet d’éditer et d’envoyer très facilement une facture.
Utiliser une solution de facturation en ligne fait économiser de l’argent. Certaines études démontrent en effet que les coûts directs, indirects et cachés associés à la facturation manuelle peuvent représenter jusqu’à 9,5 % du chiffre d’affaires total. En automatisant cela, vous gagnez du temps et de l’argent.
Obtenir un contrat signé de la part du client
Pour vous assurer d’être payé, il est impératif de faire signer à votre client un contrat sur lequel apparaissent les CGV (conditions générales de vente). Ces dernières doivent contenir une série d’informations essentielles, comme le délai de contestation limité, le droit applicable, un tribunal compétent pour régler les litiges et les clauses. Ce contrat peut être un devis ou un document à part.
Rassembler les coordonnées client
Dans le cas où les choses se passeraient mal, pensez à récupérer les coordonnées clients en amont. Nom, adresse, mail, numéro de téléphone, pensez également à récupérer les données d’un tiers au sein de la même société. Ainsi, si vous n’arrivez pas à joindre votre point de contact, vous pourrez toujours contacter une autre personne afin de percevoir le paiement de votre facture.
Faciliter le paiement
Afin de faciliter le paiement, pensez à être très clair et à ne pas faire d’erreur sur votre facturation. En étant irréprochable de votre côté, vous limitez les allers et retours et pouvez être sûr que votre client fera l’effort de vous payer.
Donner les bonnes informations de paiement
Afin de simplifier le processus de paiement des factures, pensez à fournir à votre client, toutes les informations nécessaires lui permettant de vous payer en temps et en heure.
On pense notamment à l’IBAN de votre société, au bon numéro de commande et à toutes les autres informations essentielles, comme le numéro de SIRET et autres modalités de paiement.
Proposer différents moyens de paiement
Vous recevez des paiements en retard de manière fréquente ? Déterminez si votre mode de paiement est adapté à la trésorerie de vos clients. Plus vous permettez aux clients de vous payer facilement, plus il est probable que ces derniers vous suivent et vous règlent en temps et en heure.
Dans certains cas, le virement bancaire est la solution idéale. D’autres préfèrent payer par carte bancaire. D’autres enfin, préfèrent payer via une application de comptabilité avec des fonctionnalités de facturation. Soyez flexible et donnez leur toutes les cartes pour qu’ils vous paient le plus rapidement possible.
Suivre les paiements et relancer les clients
Suivre les paiements
Pour réduire les risques d’impayés et éviter au maximum les retards de paiement, vous devez assurer le suivi de la facturation. Il est donc nécessaire de vérifier si la facture a bien été éditée et envoyée mais il est aussi nécessaire de s’assurer que la facture a bien été réceptionnée.
Pour assurer un bon suivi, il faut aussi régulièrement vérifier si vous avez ou pas reçu le paiement de votre client.
Un bon suivi passe aussi par un échange régulier avec votre client. Votre client doit sentir que vous êtes à sa disposition s’il a une question sur le règlement. Cela démontre que vous êtes à l’écoute aussi bien des besoins clients et que vous prendrez toutes les mesures nécessaires pour l’accompagner dans le paiement de cette facture.
Relancer vos clients
Si le paiement n’a pas été reçu, il est nécessaire de le relancer. Avant de relancer votre client, assurez-vous que la facture a bien été reçue et que, bien évidemment, celle-ci correspond en tout point à ce qui a été déterminé au préalable.
La relance peut avoir lieu par téléphone, mail ou courrier.
Vous pouvez également mettre en place une politique de relance automatique à travers l’utilisation d’outils de facturation. Certains outils et logiciels permettent de configurer facilement des rappels automatisés, à échéance. Cela vous évite de le faire manuellement et donc, de gagner du temps pour vous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Conclusion
Il existe diverses méthodes pour s’assurer que son client paye les factures, en temps et en heure. En assurant le suivi et en étant flexible sur les méthodes de règlement (tout en restant autoritaire), vous réduisez les possibilités de voir votre partenaire commercial prendre son temps pour vous payer. In fine, vous apportez de la trésorerie à votre entreprise et êtes donc en mesure d’en assurer la pérennité, car c’est bien là le cœur du sujet.
