Les notes de frais sont utilisées lorsqu’un collaborateur effectue une dépense personnelle pour son travail. L’entreprise lui rembourse cette somme par l’intermédiaire d’une note de frais.
Les notes de frais répondent à des obligations légales et doivent être faites dans les règles. Mais pas de panique ! SBA Compta vous guide et vous apprend quelles sont les obligations à respecter pour le traitement des notes de frais et vous montre comment améliorer le traitement des notes de frais.
Quels sont les modes de paiement autorisés ?
Un traitement dans les règles des notes de frais suppose d’utiliser les bons modes de paiement. De même, certaines pratiques sont à bannir pour une gestion correcte de cet outil. On peut citer par exemple :
- Le fait de laisser du liquide à disposition des collaborateurs
- Le fait de diffuser les codes de carte bancaire à tout le monde
- Le fait de faire avancer les frais par les collaborateurs
Laisser de l’argent liquide à disposition des collaborateurs, c’est non !
Vous vous dites sûrement que ce genre de pratique n’existe dans aucune entreprise. Pourtant, vous pouvez retrouver dans certaines sociétés des boîtes contenant de l’espèce mise à la disposition des salariés.
L’objectif ici est de permettre à tout le monde en cas de besoin d’avoir accès à de la liquidité pour une raison X ou Y. Le plus grand problème posé par cette pratique est le manque de traçabilité. On pourrait penser que ce processus est totalement transparent, mais il est compliqué de savoir qui a dépensé quoi, dans quelle situation et à quel moment.
Diffuser les codes de la carte bancaire de l’entreprise, c’est non !
Cette pratique entraîne les mêmes risques et crée la même confusion que la précédente. En effet, si vous diffusez les codes de carte bancaire à tous les collaborateurs de l’entreprise pour des achats en physique ou en ligne, vous ne facilitez pas la traçabilité des achats et les risques de fraude.
Pour avoir un traitement des notes de frais rapide et sans problèmes, ne divulguez pas les codes de la carte bancaire de l’entreprise à tout le monde et personne ne doit pouvoir l’utiliser sans autorisation.
Faire avancer les frais aux collaborateurs, non plus !
Cette pratique est très répandue. Une relation de confiance entre le collaborateur et l’entreprise amène celui-ci à avancer les frais et à remplir par la suite une note de frais pour obtenir un remboursement. Cette méthode paraît efficace et peut fonctionner sans accrocs dans le cas de petites dépenses (repas au restaurant, frais de péage…).
Cependant, gardez à l’esprit que vos collaborateurs n’ont pas du tout les mêmes liquidités que l’entreprise et qu’ils ne peuvent avancer de gros frais. Sans oublier le plafond des cartes bancaires privées qui ne sont pas les mêmes qu’une carte bancaire d’entreprise.
Facture ou reçu, quelles sont les différences ?
Il existe une confusion entre ces deux termes. Faites attention puisqu’ils n’ont pas la même fonction et surtout la même valeur sur le plan comptable. Il est important de bien comprendre les différences entre les deux pour effectuer convenablement le traitement d’une note de frais.
Une facture ne peut justifier le paiement d’une dépense. C’est un document qui confirme l’achat ou la vente d’un bien ou d’un service. Une facture peut être classée comme payée, partiellement payée ou non payée.
Un reçu représente la preuve sur le plan fiscal que le paiement a été effectué à la suite d’une prestation donnée. Il est remis au moment du paiement et comprend toutes les informations nécessaires au remboursement d’une note de frais.
Bon à savoir :
Si le collaborateur perd son justificatif, plusieurs solutions s’offrent à vous :
- Vous pouvez demander un second justificatif au fournisseur (ce qui parfois n’est pas possible)
- Vous pouvez utiliser le RIB affilié à la carte utilisée pour payer (solution acceptable pour les petits montants)
- Vous pouvez passer par le remboursement forfaitaire
Quel formalisme respecter pour les notes de frais ?
Le format d’une note de frais est en général assez libre. Mais il y a tout de même quelques points à vérifier pour assurer un traitement correct des notes de frais.
Un document recevable sous conditions
Pour qu’une note de frais puisse être validée, il faut disposer des informations essentielles, à savoir :
- Le montant de la dépense
- La date précise
- Le contexte (pas obligatoire)
Toutes ces informations doivent apparaître sur le justificatif de dépense.
Un format au choix
Le format d’une note de frais est libre et peut changer selon les entreprises. L’important, c’est de faire apparaître les conditions citées plus haut.
Avec ou sans TVA ?
À la différence d’un particulier, l’entreprise peut récupérer la TVA lorsqu’elle engage des dépenses. Pour bénéficier de cette pratique, vous devez vous assurer que les justificatifs envoyés à la comptabilité de votre entreprise comprennent le montant de la TVA, le taux de TVA et le montant TTC.
Attention, toutes les dépenses ne permettent pas d’obtenir une déduction de TVA, notamment celles liées :
- Aux frais d’hébergement
- Aux frais de repas
- Aux frais de déplacement
Quel régime fiscal adopter pour les notes de frais ?
Un des grands avantages d’une note de frais, c’est que les dépenses réalisées dans ce cadre ne sont pas soumises à l’impôt sur le revenu.
Le deuxième avantage dont on a fait mention dans la partie précédente, c’est que vous pouvez récupérer la TVA sur une partie des dépenses liées aux notes de frais de vos collaborateurs.
Où doivent-elles être comptabilisées ?
Les notes de frais sont comptabilisées comme des charges pour l’entreprise. Elles doivent être enregistrées dans la colonne débit d’un compte de classe 6 (commençant par le chiffre 6).
Vous avez maintenant toutes les informations nécessaires concernant les obligations à respecter lors du traitement des notes de frais. Essayez d’optimiser le remplissage de celles-ci pour que ça ne devienne pas une tâche chronophage.
